Inviare email multiple con Outlook

Inviare email multiple con Outlook è possibile. Di fatto c’è un’alta percentuale di utenti che pensa che questo sia lo strumento giusto per lanciare le proprie strategie di email marketing. Soprattutto per l’abitudine di utilizzare questo tipo di webmail e la facilità d’uso che ne deriva.

È molto probabile che anche tu sia abituato a lavorare con Outlook e che tu voglia inviare email massive con questo server.

Ovviamente, prima di buttarti a capo fitto è utile che tu conosca come funziona il sistema, perché dovresti usarlo e perché no e, soprattutto, se esistono alternative migliori che si adattano meglio alle tue necessità e propositi.

Come inviare email multiple con Outlook

Uno dei vantaggi di Outlook quando invii email di massa è che rende tutto il processo semplice. Puoi lavorare con un elenco specifico di utenti utilizzando le funzionalità base di Microsoft e Office.

Il vantaggio di utilizzare queste funzioni è che puoi personalizzare i messaggi per destinatario. Qualcosa che, al giorno d’oggi è vitale per qualsiasi azione di marketing digitale. Ma soprattutto per le campagne di email marketing.

Outlook 2013 e 2016 hanno diverse opzioni amministrare e inviare email di massa. In concreto è interessante che tu sappia come si configura questo tipo di invio dato che in determinati momenti sarà necessario inviare email specifiche a diversi utenti.

Farlo in maniera singola è un’opzione da non considerare. Quindi prendi nota dei passi da seguire con Outlook 2016.

1.- Primo passo

Prima di tutto dovresti sapere che puoi inviare email di massa con Outlook 2013. Anche se è sempre meglio utilizzare le versioni più aggiornate e complete.

1. In primo luogo accedi a Outlook e seleziona ‘Gruppo contatti’ per arrivare alla lista di contatti.
2. A seguire dovrai selezionare gli utenti a cui vuoi inviare una mail massiva
3. Infine, clicca sull’opzione ‘abbina contatti’

2.- Secondo passo

Si aprirà una finestra in cui selezionare i seguenti elementi:

1. Nel primo campo ‘Tipo di documento’ devi selezionare l’opzione ‘Modello lettera’
2. A seguire con ‘Abbina’ potrai scegliere l’opzione’posta elettronica’ come nell’esempio
3. E infine nel campo del subject dovrai inserire l’oggetto che vedranno i tuoi contatti

È molto importante, indipendentemente dal server di mail che utilizzi per inviare email massive, curare il subject. Dedica il tempo necessario affinché tu abbia chiare le regole per creare subject efficaci.

Inoltre puoi prendere ispirazione da questi esempi.

3.- Terzo passo

Una volta definito ogni valore, clicca su ‘Prosegui’ e il programma di Word ti aprirà un campo ‘Abbinamento’ in cui vedrai una schermata come quella che segue. Qui dovrai selezionare il tipo di saluto includendo ciò che desideri.

4.- Quarto passo

È il momento di decidere come dirigersi ad ogni utente.

Dovresti considerare statistiche come quelle che seguono. Le mail che includono il nome del destinatario nel subject hanno un tasso di click più alto. Cerca sempre di personalizzare ogni elemento.

5.- Quinto passo

Se vuoi includere campi aggiuntivi ai tuoi messaggi da inviare tramite email massive dovrai cliccare su ‘inserire campo combinato’. Lì potrai scegliere l’opzione che desideri. Una volta personalizzato, sarà il momento di redigere la mail.

Quando il corpo della mail è pronto, dovrai cliccare su ‘Terminare e combinare’. A partire da questo momento dovrai cliccare su ‘Invia messaggi di posta elettronica’. In una finestra a tendina potrai verificare la configurazione delle mail con il subject selezionato. Clicca su Accetta. Così potrai inviare email massive ai contatti selezionati su Outlook.

È consigliabile inviare email multiple con Outlook?

Ci sono alcuni fattori da considerare.

1.- La deliverability

Uno dei maggiori problemi di qualsiasi campagna di email marketing non è che i messaggi vengano aperti o che l’utente clicchi sulla CTA. La cosa peggiore è che la mail non arrivi nemmeno alla posta in entrata del destinatario. Uno degli svantaggi dell’inviare email massive con Outlook è che la deliverability non è affidabile al 100%.

Ciò che è chiaro è che inviare email massive con Outlook genera problemi di deliverability e dovresti tenerne conto.

Un webmail ha come top di invio 250 mail. Ma se la tua lista di contatti supera questo numero?

2.- Rischio di segnalazione spam

La mail è uno strumento chiave per generare leads, fare retention e fidelizzare creando brand ambassadors.

Pensi che gli invii che giungono ai destinatari possono essere comparati con quelli delle piattaforme professionali? Gli invii massivi che vengono effettuati tramite Outlook o webmails come Gmail non sono processati con i sistemi di autenticazione utilizzati dalle piattaforme di email marketing professionali.

Ossia, corri il doppio rischio che ti segnalino come spammer.

3.- Livello basso di personalizzazione

Inoltre, non avendo grandi sistemi di personalizzazione (elemento basico nell’email marketing) ti risulterà scomodo lavorare con Outlook.

Soprattutto perché dovrai includere tutte le mail in copia nascosta per condividere il messaggio con tutti i destinatari.

4.- Non avrai accesso a statistiche

Uno dei maggiori inconvenienti è che i webmail come Outlook con hanno il controllo del tasso di rimbalzo e delle disiscrizioni, cosa complicata per avere un database pulito. E ciò si traduce con più possibilità di essere segnalato come spammer.

Inoltre, non potrai analizzare le statistiche dopo ogni invio. E senza di esse è molto complicato creare campagne ottimizzate. Di fatto queste pratiche potrebbero generare una reputazione negativa del tuo dominio e farti finire in black list.

Le alternative ideali per realizzare campagne di email marketing in maniera corretta, riguardano l’utilizzo di un software SaaS (software as a service) come MDirector.

Inviare email multiple di massa con MDirector

Sviluppare una campagna di invio massivo di email è qualcosa che dovresti maneggiare al meglio. Soprattutto per non commettere errori ed ottenere risultati ottimali.

La cosa più importante di tutto il processo è utilizzare il migliore strumento per la tua attività. Uno strumento professionale per l’invio massivo delle mail è la scelta migliore.

Anche se molte delle applicazioni di posta elettronica tipiche possono esserti utile per il quotidiano, a partire da un certo numero di invii noterai grandi svantaggi.

Esistono diversi software per effettuare invii massivi di posta elettronica. Ma ciò che devi sempre considerare quando sei in fase di scelta è che rispetti la legalità, che funzioni con i providers principali e che ti fornisca le statistiche e il supporto adeguato.

Come consiglio, la cosa migliore è provare MDirector, il software di Email Marketing di Antevenio.

In questo caso, MDirector è una delle migliori piattaforme di email marketing professionale.

MDirector è la piattaforma leader, come dimostrano i premi eAwards come migliore piattaforma di Email Marketing nel 2014 e 2015. Il software di invio di email massive permette di gestire 600.000.000 mail al mese. Si tratta di una garanzia di deliverability dei messaggi. Inoltre puoi approfittare delle seguenti funzionalità della piattaforma:

• Galleria di templates tematici per Email Marketing
• Analisi e report dei tuoi invii
• A/B test per ottimizzare le tue campagne
• Gestione delle disiscrizioni e bounces
• Invii automatici delle mail
• Viralizzazione sui social degli invii di Email Marketing
• Deliverability delle tue mail
• Integrazione con il tuo CRM. Disporre delle API di MDirector per sincronizzare il tuo database ed effettuare le azioni di cui hai bisogno è essenziale.
• Massimizzazione dell’impatto con una segmentazione avanzata del tuo database
• Anteprima delle mail su Yahoo!, Gmail, Outlook…
• Supporto in italiano per le diverse funzionalità

Avvia la tua prima campagna di invio massivo di email. Registrati su MDirector e il nostro team di esperti in delivery di email di massa si prenderà cura della tua strategia. Registrati ora!