14 strumenti per il lavoro ibrido che aumenteranno la tua produttività

La pandemia ha costretto le aziende a cercare soluzioni rapide e semplici per poter continuare a lavorare, ed è così che è esploso l’uso di strumenti per il lavoro ibrido. Non erano sconosciuti dato che molti erano già utilizzati prima di questa situazione ma, probabilmente, non per gli stessi motivi di oggi.

Il 2020 è stato un anno segnato da cambiamenti radicali, tra cui la necessità di passare dal lavoro in ufficio al lavoro da casa. Anche se questo modello di lavoro non è qualcosa di nuovo, è stato implementato dalla maggior parte delle aziende.

Ma il COVID-19 ha costretto le aziende a modificare le proprie strategie e ad affidarsi a strumenti per il lavoro ibrido. Senza dubbio, sono stati uno degli alleati necessari per rendere più sopportabile questo cambiamento obbligatorio.

I migliori strumenti per il lavoro ibrido

Questo modello di lavoro è nato dalla crisi mondiale, ma sembra che non se ne vada così presto. Si è dimostrato vantaggioso sia per le aziende che per i lavoratori. Pertanto, è opportuno prendere in considerazione alcuni degli strumenti per il lavoro ibrido secondo le diverse categorie:

A.- Gestione remota

La prima cosa che devi fare per implementare il lavoro ibrido è organizzare e gestire i tuoi team di lavoro. In questo modo puoi continuare a svolgere le attività con la stessa efficacia come se fossero tutti i giorni in azienda. Per loro avrai bisogno di alcuni dei seguenti strumenti:

1.- Ganttic

È un software di pianificazione online in cui è possibile visualizzare risorse, attività e progetti tramite i diagrammi di Gantt. Hai la possibilità di gestire attività in poco tempo, grazie alla funzione drag and drop, per poi condividerle con tutti i membri del tuo team.

Dispone di funzioni dedicate alla gestione dei progetti, come la pianificazione della capacità, i report, i grafici, le schede Kanban e altro ancora. E puoi anche utilizzare le integrazioni dell’app con Outlook o Google per inviare notifiche al tuo team.

2.- Lumeer

Questo è uno strumento di lavoro ibrido che gestisce il team collaborativo e la gestione dei progetti. Potrai digitalizzare e automatizzare flussi di lavoro, trasparenza, report ad hoc e ottenere informazioni su cosa fare, come farlo e perché è importante.

Ti consente di lavorare su attività, clienti, progetti, funzionalità, bug, fatture, inventari, budget, spese … tutto in un unico posto. Puoi utilizzare la visualizzazione adatta alle tue esigenze e incorporare la collaborazione del team, ovunque e in qualsiasi momento.

3.- ProofHub

Un altro software di pianificazione del progetto online che ha una vasta gamma di funzionalità è ProofHub. Questo strumento fornisce schede Kanban, diagrammi di Gantt, capacità di collaborazione e test, nonché note di progetto, calendari e altro.

In particolare, tutto è organizzato in un’unica posizione centrale. Inoltre, è possibile assegnare ruoli diversi all’interno dello strumento in modo che il project manager abbia la possibilità di tenere traccia dell’avanzamento dei propri progetti con riepiloghi e schede attività. E l’applicazione mobile è un vantaggio, dal momento che puoi usarla ovunque.

B.- Comunicazione con il gruppo di lavoro

Gestire la tua squadra è fondamentale, ma sarà inutile se non hai una buona comunicazione. Per fare ciò, avrai bisogno di strumenti per il lavoro ibrido attraverso i quali puoi tenerti in contatto con i lavoratori dell’azienda:

4.- Zoom

Sebbene Zoom fosse sul mercato da diversi anni, la sua popolarità è cresciuta nel 2020. È uno strumento remoto onnipresente attraverso il quale puoi videochattare con tutto il tuo team. Sarai in grado di fare videoconferenze aziendali, riunioni online e utilizzare la messaggistica di gruppo di questa piattaforma.

Con Zoom hai la possibilità di partecipare a una riunione senza la necessità di scaricare alcun software aggiuntivo. Puoi organizzarne uno semplicemente registrandoti, tieni presente che la versione gratuita ti permette di ospitare fino a 100 persone per un massimo di 40 minuti. Ha connessioni stabili e se vuoi puoi condividere uno schermo.

5.- Skype

Tra gli strumenti per il lavoro ibrido nella categoria della comunicazione c’è Skype, anch’esso ampiamente utilizzato. È un software di videochiamata e chat che permette di creare chat di gruppo a cui possono partecipare fino a 600 utenti. E puoi chiamare dal tuo smartphone o desktop con un limite di 50 partecipanti.

Ha anche una versione gratuita e puoi usare da qualsiasi luogo purché disponi di una connessione Wi-Fi. Ha la crittografia end-to-end, questo significa che tutti i tuoi messaggi sono al sicuro.

6.- Discord

In questa ricerca di strumenti di comunicazione, troverai un software open source originariamente sviluppato per i giocatori. Questo è Discord, uno strumento facile da configurare con un’interfaccia utente fluida.

La stessa piattaforma è descritta come una “chat vocale e di testo all-in-one gratuita”. Inoltre, sottolinea che il software è sicuro e funziona sia su desktop che su dispositivi mobile, devi solo provarlo per capire perché molte aziende stanno considerando questo strumento.

C.- Strumenti di collaborazione

Ora dobbiamo parlare della terza categoria di strumenti per il lavoro ibrido, ideali per la collaborazione in team. Non avrai bisogno di uno spazio fisico perché con queste finestre virtuali sarà più che sufficiente:

7.- Weekdone

Tra questi strumenti di collaborazione c’è Weekdone, molto utile per pianificare progetti e attività. Potrai anche condividere aggiornamenti e congratularti con il tuo team per un lavoro ben fatto, motivo per cui è probabilmente diventato un riferimento per il lavoro a distanza nel 2021.

Approfitta della comunicazione asincrona e del feed di notizie che questo strumento offre, poiché ti consentono di ottenere aggiornamenti cruciali. Per non parlare del fatto che hai una perfetta pianificazione settimanale e un sistema di ricompense per i lavori ben fatti.

8.- Explain Everyting

Un software collaborativo che si basa sul cloud e ti dà la possibilità di esprimere visivamente le tue idee in tempo reale. Questo è ciò che fa Explain Everything, puoi usarlo in una riunione o registrare una presentazione e inviarla alle persone che desideri.

È una startup che ha una chat vocale di alta qualità che ti consente di prendere appunti sull’interfaccia basata sul web. Inoltre, avrai l’opportunità di registrare riunioni o presentazioni video, aggiungere immagini o disegnarne di tue nello strumento. Puoi sincronizzare tutti i dispositivi con le app IOS e Android.

9.- Conceptboard

Conceptboard non è altro che un’infinita tela online che funge da hub centrale per i contenuti e le idee del tuo team. Avendo uno spazio di lavoro condiviso hai la possibilità di gestire tutti i tuoi progetti senza problemi, di team e fusi orari.

Inoltre, con questo strumento sarai in grado di monitorare le azioni, condividere lo schermo o chat video. Pertanto, non importa se tu o il tuo team siete a distanza, potete comunque collaborare insieme.

D.- Condividi file con il tuo team

Vuoi che il lavoro a distanza sia davvero efficace? Quindi devi lavorare con la quarta categoria di strumenti per il lavoro ibrido. Non sono niente di più e niente di meno di quelli che ti permettono di condividere e sincronizzare i file:

10.- Samepage

Samepage è uno strumento che si occupa di conservare tutti i tuoi file in un’unica comoda postazione. In questo modo puoi archiviarli, modificarli e condividerli facilmente con il tuo team. Combina chat, videoconferenza, condivisione dello schermo, gestione delle attività, condivisione di file.

Inoltre, la collaborazione sui documenti in tempo reale può essere eseguita in un unico spazio basato su cloud. Devi solo trascinare e rilasciare i file su una pagina, modificarli e condividere le modifiche. Puoi anche modificarli da Dropbox e persino da un computer desktop.

11.- Wimi

Wimi, ti offre la condivisione e l’archiviazione di file online a cui puoi accedere da qualsiasi computer. Questo strumento rende le tue informazioni sincronizzate e disponibili ogni volta che ne hai bisogno e da tutti i tipi di dispositivi.

Ti consente di creare aree di lavoro per la condivisione di file sicura e personalizzata e offre un’anteprima o l’opzione per modificare la maggior parte dei formati di file. Se lo desideri, puoi gestire i diritti di accesso e inviare i link per il download nel caso in cui i file siano molto grandi.

E.- Ufficio virtuale

E l’ultima categoria di strumenti per il lavoro ibrido corrisponde agli uffici virtuali. Questa è un’opzione più didattica nel caso in cui desideri rendere questa esperienza più divertente per il tuo team di lavoro:

12.- My Digital Office

A partire da My Digital Office con cui potrai ricreare la sensazione di essere in ufficio e di connettersi ai tuoi computer remoti. Questo spazio di lavoro virtuale archivia documenti, nonché funzioni di chat online e lavagna.

Rappresenta una soluzione valida e creativa per quelle persone che si sentono disconnesse dai propri colleghi. Offre agli utenti l’opportunità di creare il proprio spazio di lavoro digitale. Possono avere scrivanie, un telefono dell’ufficio per chattare con i colleghi e sale riunioni con una lavagna online.

13.- Qube

Qube è un altro ufficio virtuale che trasforma il lavoro a distanza fornendo un contesto di ufficio online. Puoi scoprire chi sta parlando con chi, chi è fuori ufficio e chi è appena uscito a pranzo. La parte migliore è che può essere collegato a Slack e Zoom, così puoi chattare con il tuo team nelle sale comuni o nelle sale riunioni private.

Se attivi la funzione “Guarda”, lo strumento ti invierà una notifica ogni volta che la persona con cui devi parlare è disponibile. Ti invia anche un elenco di persone che vogliono mettersi in contatto con te.

14.- Horizon Workrooms su Facebook

Ma se stai cercando un all-in-one, una buona alternativa è quella offerta da Facebook, Horizon Workrooms. È disponibile per il download gratuito su Oculus Quest 2. Questo strumento consente alle persone di riunirsi per lavorare nella stessa stanza virtuale.

Offre diverse funzionalità che lo rendono uno degli strumenti di lavoro ibridi più completi:

• Realtà virtuale: ti consente di portare la tua scrivania fisica e una tastiera compatibile nella stanza virtuale, puoi vedere le persone sedute al tavolo delle riunioni virtuali di fronte a te.
• Avatar e audio spaziale: offre un’ampia varietà di opzioni di personalizzazione che li rendono più espressivi e naturali. La conversazione risulta più realistica grazie all’audio di alta qualità.
• Lavagna: disegna in tempo reale e usa il controller ruotandolo e scrivendo con una penna. Puoi anche usare le immagini dal tuo computer alla lavagna, quindi contrassegnarle e rivederle con i tuoi colleghi.
• Virtual room: focalizzata sulla collaborazione, la conversazione o la presentazione, c’è un design per ogni occasione e si adatta alle dimensioni del tuo gruppo.
• Videochiamata: puoi chiamare o invitare altri a comporre il numero condividendo un collegamento alla riunione. Possono partecipare 16 persone alla realtà virtuale e fino a 50 persone in totale in una chiamata.
• Note sulla riunione, condivisione di file, integrazione di chat e calendario: semplifica la collaborazione, in VR o sul tuo computer. Inoltre, puoi sincronizzare Outlook o Google Calendar per semplificare la pianificazione delle riunioni e l’invio degli inviti.

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