Metodologia OKR: cos’è e come implementarla nella tua azienda

La metodologia OKR è un sistema progettato da Andrew Grove quando era CEO di Intel. L’acronimo sta per Objectives and Key Results. Il punto di partenza del metodo può essere riassunto in una citazione dello stesso Grove: “Ci sono troppe persone che lavorano troppo duramente per ottenere troppo poco”.

Con questo metodo, successivamente applicato e sviluppato da aziende come Google o Linkedin, l’obiettivo era misurare quantitativamente e qualitativamente l’andamento dei team di lavoro in forte crescita.

Ma la metodologia OKR si è dimostrata valida anche per le PMI. Non a caso, ha iniziato ad essere applicata da Google nel 1999, quando il team era composto da 40 persone. In questo momento, con più di 60.000, continua a dimostrare il suo potenziale giorno dopo giorno.

Elementi della metodologia OKR

Come indica l’acronimo, questo metodo tiene conto di 2 elementi fondamentali: gli obiettivi e i risultati chiave. Pertanto, è una combinazione di entrambi: risultati chiave associati a uno specifico obiettivo.

In questo modo, la metodologia OKR aiuta a visualizzare ciò che si sta cercando difendendo entrambi i fattori:

1. Cosa deve essere raggiunto l’obiettivo.
2. Come verrà ottenuto il risultato chiave.

Tutto questo deve partire da uno scopo. È il perché, la ragione ultima per cui è necessario fare le cose che devono essere fatte. Da lì, il resto degli elementi viene definito:

1.- Obiettivi

Riguarda ciò che, cioè, ciò che vuoi ottenere in un momento specifico per avvicinarti a quello scopo.

Definire gli obiettivi non è facile. Ma è fondamentale se vuoi che l’intero sistema funzioni. Per questo l’ideale è definire obiettivi smart, ovvero concreti e raggiungibili in un determinato periodo di tempo.

Ma è anche molto importante che gli obiettivi siano sufficientemente ambiziosi. È inutile porsi obiettivi troppo semplici da raggiungere perché, alla fine, il punto di arrivo sarà meno che desiderabile.

Questi obiettivi dovrebbero essere orientati all’azione e mostrare un’immagine chiara di ciò che si desidera ottenere. Inoltre, devono ispirare l’intero team ad essere allineato in un’attività comune.

Naturalmente, è anche consigliabile dividere i principali obiettivi annuali per analizzare la loro evoluzione temporale, trimestrale o mensile.

2.- Risultati chiave

In questo caso dovresti concentrarti sul come. Cioè, quali azioni misurabili intraprenderai per raggiungere gli obiettivi predefiniti.

Sono i parametri che verranno utilizzati per definire quanto sia vicino o lontano il raggiungimento di uno degli obiettivi. Per farlo, devi definire chiaramente cosa misurerai. Saranno questi indicatori che mostreranno l’evoluzione dello sforzo.

Questi risultati chiave dovrebbero concretizzarsi in un elenco di attività che possono essere incluse nell’agenda dell’azienda. E la sua conformità deve essere quantificata con valori compresi tra 0 e 1.

Un esempio per comprendere chiaramente gli elementi che compongono la metodologia OKR è il seguente:

• Obiettivo 1: aumentare i profitti trimestrali del 25%.
  • Risultato chiave 1: ottieni 2 nuovi clienti:
    • Genera un database di clienti aziendali.
    • Progetta un funnel di vendita.
    • Crea una campagna specifica sui canali in cui si registra la maggiore acquisizione di lead.
    • Crea una presentazione di vendita basata sullo storytelling.
    • Definisci un sistema di referral per sfruttare il potenziale dei clienti attuali.
  • Risultato chiave 2: riduzione delle spese del 20%:
    • Fai un elenco delle spese fisse e temporanee.
    • Identifica le spese che possono essere eliminate.
  • Risultato chiave 3: aumento del 5% dello scontrino medio.
    • Definisci una campagna di upselling focalizzata sui clienti attuali.
    • Scrivi un discorso che valorizzi l’aumento dello scontrino dei clienti attuali facendo appello al loro rapporto con l’azienda.
    • Crea un’offerta che aiuti i clienti ad acquistare prodotti diversi da quelli che acquistano normalmente.

Come seguire la metodologia OKR

La struttura della metodologia OKR parte da un obiettivo globale che è suddiviso in una serie di obiettivi temporanei più specifici. E questi, a loro volta, consistono in una serie di risultati chiave che misureranno i tuoi progressi.

Qual è il numero di target idonei? E i risultati chiave per ogni obiettivo? Ovviamente dipenderà da ciascuna organizzazione. Alcuni esperti raccomandano di avere 3-5 obiettivi ogni trimestre e 4 risultati chiave per misurare questi obiettivi.

Tuttavia, la quantità non è importante quanto la qualità. Tutti gli elementi devono essere allineati e definiti da tutti i membri.

Report ricorrenti

Come ormai è chiaro, affinché la metodologia OKR funzioni, è necessario misurare continuamente. Solo allora questa struttura ha un senso. Pertanto, se puoi, dovresti analizzare ogni indicatore settimana per settimana.

Una delle tecniche di gestione di questi indicatori è il cosiddetto rapporto PPP, acronimo di Progress, Plans and Problems. Questa tecnica si concretizza come segue:

• Progresso: cosa hai fatto questa settimana per raggiungere gli OKR definiti?
• Piani: cosa pensi di fare la prossima settimana per raggiungere gli OKR previsti?
• Problemi: quali barriere possono causare problemi per ottenere gli OKR?

CFR, il complemento degli OKR

CFR è l’acronimo di Conversazioni, Feedback e Riconoscimento. È uno strumento che si integra perfettamente con gli OKR per ottenere una gestione continua delle prestazioni. Tiene conto di quanto segue:

• Conversazioni: si concentra su un continuo scambio di opinioni tra tutti i membri del team per migliorare le prestazioni.
• Feedback: in questo caso si tratta di comunicazione in tutte le direzioni. Lo scopo è analizzare i progressi che portano miglioramenti.
• Riconoscimento: dai segni di apprezzamento a coloro che lo meritano per il loro lavoro.

Vantaggi della metodologia OKR

La base di questo metodo è focalizzata sul lavoro per obiettivi. Ciò si traduce in una serie di vantaggi che si sono già dimostrati in tutti i tipi di organizzazioni. Alcuni dei principali vantaggi della metodologia OKR sono:

A.- Permette di prendere decisioni riducendo l’incertezza

Uno dei problemi principali oggi è che non c’è niente di vero. In un momento in cui i “cigni neri“ sono una costante quasi inevitabile, la metodologia OKR ti darà una visione chiara delle azioni da intraprendere.

Soprattutto perché parti di obiettivi quantificabili che ti daranno un feedback interessante basato su dati oggettivi. Quindi, concentrandoti su ciò che conta davvero, puoi ripensare ad azioni chiave prese sulla base di decisioni non soggettive.

B.- Aiuta a quantificare il lavoro

Una delle chiavi della metodologia OKR è che ogni obiettivo deve essere accompagnato da metriche specifiche. Non solo quello. Inoltre, tali metriche sono correlate ai risultati. Pertanto, non solo viene eseguito un monitoraggio qualitativo ma, soprattutto, il lavoro può essere quantificato.

È quindi possibile analizzare quale percentuale degli obiettivi viene raggiunta. E quale parte del lavoro resta da fare.

C.- Allineare e far crescere l’impegno dei lavoratori

Un altro grande vantaggio degli OKR è che guidano il coinvolgimento dei dipendenti. Fondamentalmente perché se un’organizzazione è chiara sui valori che la sostengono, è più facile attirare talenti. E aiuta le persone a sentirsi allineate con l’azienda.

Per questo, è essenziale essere chiari sui seguenti aspetti:

1. La missione dell’azienda. Perché a partire da quel punto è molto più facile definire azioni e processi essenziali. E, al contrario, quelli che sono totalmente inutili.
2. Il fatto che l’intera squadra debba essere coinvolta nella definizione degli obiettivi. Perché gli obiettivi vengono stabiliti congiuntamente e in uno schema dal basso verso l’alto.

Con la metodologia OKR, ogni lavoratore ha chiaro il proprio lavoro. E gli indicatori che misureranno le loro prestazioni. Ma non solo, ognuno capirà di essere parte di un’azienda in cui tutte le persone remano nella stessa direzione.

D.- Garantisce flessibilità nelle prestazioni

È una delle conseguenze del punto precedente. Se sai che lavoro devi fare e cosa dovrebbero fare gli altri, potrebbe esserci maggiore flessibilità. Come, ad esempio, gli orari.

Con obiettivi chiari e concordati, ogni persona è responsabile. E come tale è considerata. Pertanto, l’azienda può essere più flessibile. L’orientamento agli obiettivi consente di prendere in considerazione altri fattori che consentono alle persone di essere più efficaci.

Quindi, se, ad esempio, ci sono persone che lavorano meglio nel pomeriggio, potranno farlo senza dover rispettare orari più ristretti. Ogni lavoratore sarà in grado di organizzarsi nel modo più appropriato per soddisfare le attività e gli obiettivi.

Tutto ciò consente di aumentare la produttività mentre, ben gestito, facilita notevolmente il lavoro di squadra. Senza dimenticare che migliorerà il rapporto tra i membri dell’azienda.

E.- Sai cosa succede nella tua azienda in ogni momento

La metodologia OKR consente di avere un’immagine ovvia dell’evoluzione in un dato momento. Saprai se gli obiettivi vengono raggiunti. O se è necessario reagire riguardo a qualche aspetto specifico.

Conoscerai le tue debolezze in ogni momento. E potrai definire azioni che ribaltano la situazione.

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