Cos’è la metodologia kaizen

La metodologia kaizen è un famoso sistema di produzione giapponese che ha reso brand come Toyota, Honda o Sony rivoluzionari nel loro settore. Se conosci questo sistema sai che ciò che rende questo sistema unico è la sua filosofia di miglioramento continuo.

Ossia, la metodologia kaizen lavora affinché la tua attività oggi sia migliore di ieri e peggiore di domani. Ciò è dovuto ai continui cambiamenti tecnologici e delle abitudini dei consumatori, cosa che obbliga le aziende ad adattarsi. Ma ad una velocità maggiore del normale. E, ovviamente, offrendo una maggiore varietà di prodotti e servizi ad un minor costo e in tempi più ristretti.

Ovviamente, per raggiungere questo obiettivo servono metodi applicabili a tutti i livelli. Metodologie che coprano gli aspetti sociali, personali e le attività. Ed è in questo ultimo ambito che la metodologia kaizen è più utilizzata.

Spirito di gruppo Vs. lavoro individuale

Pensaci, come svilupperesti un processo di miglioramento continuo nella tua attività? La risposta che la metodologia kaizen fornisce è che sono necessarie attività basate su processi. È infatti caratterizzata dallo sviluppo di una cultura partecipativa dei lavoratori.

Per questo è necessario un team motivato e un sentimento di gruppo. Quest’ultimo è l’aspetto più complicato da gestire. Alcuni dei principi che guidano la metodologia sono:

• Un buon risultato è sempre frutto di un processo ottimizzato.
• La metodologia kaizen si basa sul fatto che il lavoro gestito tramite un processo permette il miglioramento continuo.
• Come migliorare i processi? Revisionando il prima e il dopo. In altre parole, verificando in profondità i processi dei tuoi fornitori e dei clienti.
• L’evoluzione è attivabile solo se sei capace di misurare i tuoi processi e le sue conseguenze.
• Tutti i processi devono essere gestiti da un process owner.

Cos’è esattamente la metodologia kaizen?

Kaizen deriva dalle parole giapponesi “Kai” e “Zen“, che fanno riferimento alle azioni di cambiamento e miglioramento continuo. È per questo che implementare questa metodologia suppone che vengano eliminati gli sprechi del tuo sistema produttivo. Si tratta quindi di un metodo che si basa sulla crescita continua ed è sempre attivo.

Magari è più comprensibile con un esempio. La metodologia kaizen si può applicare a qualsiasi settore ma per fartela comprendere meglio immagina di voler partecipare ad una maratona. Se non hai mai fatto esercizio, dovrai cominciare poco a poco. Un giorno correrai per 10 minuti, quello dopo per 20. E così via, fino a raggiungere il tuo obiettivo.

La base della metodologia kaizen fa riferimento al fatto che non può trascorrere alcun giorno senza che qualche aspetto non venga migliorato. Tutto ciò, applicato ad un’attività significa che devi gestire e sviluppare i processi basandoti sulle necessità dei clienti. Solo così potrai verificare gli sprechi e ottimizzare le tue risorse.

Questi cambiamenti possono riguardare piccoli dettagli di fabbricazione o questioni di produttività, inventario o controllo qualità.

Come applicare il modello?

Tutto parte dal compromesso, senza il quale la metodologia kaizen non potrebbe essere applicata all’organizzazione né a nessuna delle sue aree. In generale, l’implementazione del modello nasce dalla pianificazione e attivazione di un’ipotesi attraverso un esperimento che la confermi. E tutto ciò si riassume nei seguenti passi:

1. Plan (Pianificare). Tenendo in considerazione la situazione attuale della tua attività devi partire da un obiettivo prefissato. Analizza qual è il problema e definisci il piano di azione.
2. Do (Fare). Una volta che hai chiaro il primo punto è consigliabile stabilire e definire le azioni che svilupperai nel tuo piano. Poi dovrai attivarle.
3. Check (Verificare). Come puoi sapere se i tuoi obiettivi saranno raggiunti? Come pensi di calcolare i progressi delle tue strategie? In questo terzo punto devi analizzare i risultati ottenuti e confrontarli con le informazioni precedenti. Solo se hai raggiunto gli obiettivi che avevi fissato potrai progredire. Al contrario dovrai ripartire da capo.
4. Act (Agire). Nel caso in cui le azioni previste ti abbiano portato a raggiungere gli obiettivi, devi standardizzarle per inserirle nel processo. Ma ricorda che si tratta di un processo di miglioramento continuo. Ogni azione potrà essere utilizzata per pensare come migliorare in futuro.

Il valore della conoscenza degli impiegati

Così il ciclo si ripete fino a ridurre al minimo o eliminare gli sprechi e attivare le azioni necessarie. Magari si tratta di un aspetto a cui non sei abituato. Per esempio: cancelli tutto ciò che non porta valore nelle tue strategie?

Se la metodologia kaizen ha qualcosa di buono è il fatto che non necessita di grandi investimenti in tecnologia e innovazione. Nel momento in cui approfitta delle risorse e del capitale aziendale, questo processo è in grado di generare grandi miglioramenti.

Nella maggior parte dei casi tutto nasce dalla conoscenza e dall’esperienza degli impiegati. Pensa alla tua attività. Ogni dipendente si occupa di temi specifici. E la conoscenza di tutti loro messa insieme può generare nuove idee. Quindi, la condivisione delle informazioni è alla base dell’efficienza dei processi.

Ma non dimenticarti che affinché ciò accada è necessaria una partecipazione attiva di tutte le persone dell’organizzazione. Per questo è così importante lavorare riguardo alla collaborazione in team. È inoltre importante lavorare per creare una cultura aziendale che dia importanza all’opinione di tutti.

Solo se gli impiegati sentono che la loro partecipazione è valorizzata e considerata, riuscirete a crescere.

Le 5S di Toyota

Uno dei pilastri che ha permesso a Toyota di avere successi come il fatto di essere il brand più verde del mondo o aver lanciato la prima auto ibrida, è la parola “kaizen“. Questa metodologia ha spinto il brand ad introdurre incredibili cambiamenti e miglioramenti in ogni senso. Non solo per quanto riguarda la tecnologia ma anche le linee di produzione e il customer care.

L’azienda si è basata sul metodo delle 5S, l’acronimo delle parole giapponesi che formano i 5 punti da seguire per sviluppare la produttività imprenditoriale:

1.- Seiri, la classificazione

Il primo passo della metodologia kaizen applicata a Toyota è la classificazione degli oggetti che ci sono sul lavoro. Perché? Per eliminare gli elementi non necessari e determinare quali sono importanti. Come farlo?

1. In primo luogo è necessario definire i criteri della classificazione. Ossia determinare l’utilità di ogni oggetto, la frequenza d’uso, la quantità, ecc.
2. Gli oggetti inutili vengono spostati in un’area di parcheggio. Da questo momento il responsabile deciderà cosa farne.
3. Gli oggetti che hanno superato la prima fase verranno classificati a seconda della frequenza d’uso.

2.- Seiton, l’ordine

In questo secondo punto della metodologia kaizen sappiamo già quali oggetti sono rilevanti e quali no.

Una volta classificati gli oggetti necessari, il passo successivo è ordinarli:

1. Seleziona quelli che si utilizzano ogni ora o quotidianamente nello spazio definito stirando unicamente le braccia. Saranno gli oggetti prioritari.
2. Quelli che utilizzi con meno frequenza ma che usi una volta alla settimana o una volta al mese, tienili nei paraggi. E così via.

3.- Seiso, la pulizia

Magari non te lo saresti mai immaginato ma pulire fa parte del processo. E deve essere fatto ogni giorno, prima e dopo il lavoro.

Secondo questa regola, sono i dipendenti che devono assicurarsi che il luogo in cui lavorano sia pulito e per questo devono gestire un piano di responsabilità.

Oggigiorno questo aspetto è anche legato all’ecologia e ai valori che favoriscono l’eliminazione della contaminazione.

4.- Seiketsu, standardizzazione

Fino ad ora hai visto come i primi passi delle 5S sono stati realizzati tramite ordini. Ma è giunto il momento di trasformare gli aspetti anteriori in abitudini costanti:

1. Disegna processi che misurino periodicamente l’applicazione dei primi punti.
2. Trasferisci la nuova configurazione degli oggetti in documenti affinché tutti i dipendenti possano accedervi in maniera semplice.
3. Crea un altro documento con gli orari, le regole e le responsabilità legate alla pulizia.
4. E, perché no, incentiva il tuo team con premi e riconoscimenti.

5.- Shitsuke, la disciplina

In questo punto della metodologia kaizen basata sulle 5S di Toyota si studia il comportamento:

1. Il tuo team deve gestire il luogo di lavoro come fosse casa propria.
2. Assicurati che tutti i dipendenti abbiano assimilato il processo.
3. Sii un buon leader, assicurati di dare il buon esempio riguardo a come partecipare attivamente al processo delle 5S.

Il kaizen serve per rilevare e risolvere i problemi in tutte le aree dell’organizzazione. La sua priorità è revisionare tutti i processi. Se la tua azienda utilizza la metodologia kaizen il suo principale vantaggio competitivo sarà il cambiamento costante per migliorare.

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