Envoyer des e-mails en masse avec Outlook

Envoyer des e-mails en masse avec Outlook est possible. De fait, un grand pourcentage d’utilisateurs compte sur ce système pour lancer leurs stratégies de marketing par courriel, surtout par habitude et commodité.

Il est très probable qu’au moment où vous vous êtes intéressé par cet article, vous aviez déjà l’habitude de travailler avec Outlook et vous souhaitiez envoyer des e-mails en masse avec ce serveur.

Cependant, avant de vous lancer pleinement, vous auriez intérêt à mieux connaître le fonctionnement de ce webmail, les raisons qui devraient, ou non, vous inciter à l’utiliser et, surtout, s’il existe de meilleures solutions mieux adaptées à vos besoins et à vos objectifs.

Comment envoyer des courriels en masse avec Outlook

Lorsqu’il s’agit d’envoyer des courriels en masse, l’un des avantages d’Outlook, c’est qu’il simplifie tout le processus. Vous pouvez ainsi travailler avec un certain nombre d’utilisateurs sélectionnés à l’aide de fonctionnalités de fusion et de publipostage standard et populaires issues des versions antérieures de Microsoft et d’Office.

Cette fonctionnalité a l’avantage de personnaliser les messages des destinataires : c’est aujourd’hui crucial pour toutes les actions de marketing numérique, mais surtout pour les campagnes de marketing par courriel.

Outlook 2013 et 2016 ont plusieurs options de gestion et d’envoi d’e-mails en masse. Il est particulièrement intéressant de savoir configurer ces envois, car il vous faudra parfois envoyer des e-mails spécifiques à plusieurs utilisateurs.

Faire cela manuellement est obsolète. Prenez donc note des étapes à suivre avec Outlook 2016.

1.— Première étape

Tout d’abord, sachez que vous pouvez également envoyer des courriels en masse avec Outlook 2013. Toutefois, il est toujours préférable de se servir de dernières versions, les plus complètes.

1. Allez sur Outlook et accédez à l’onglet « Contacts » pour accéder à votre liste de contacts ;
2. Ensuite, sélectionnez les utilisateurs auxquels vous voulez envoyer des courriels de masse ;
3. Enfin, cliquez sur « Fusion et publipostage ».

2.— Deuxième étape

La fenêtre suivante s’affichera. Vous devez alors définir les valeurs suivantes :

1. Dans le premier champ où vous choisissez le « type de document », vous devez choisir l’option « Modèles de courriers » ;
2. Ensuite, dans l’onglet « Fusionner », vous devez choisir l’option « courrier électronique », comme indiqué dans l’exemple ;
3. Enfin, dans la « Ligne Objet », écrivez l’objet que tous vos contacts liront.

Quel que soit le serveur d’e-mail que vous utilisez pour envoyer des e-mails en masse, soyez très prudent avec les lignes d’objet. Consacrez-y plus de temps que d’habitude jusqu’à ce que vous intégriez les bonnes pratiques qui existent pour créer des objets d’e-mail efficaces.

Vous pouvez aussi toujours vous inspirer d’autres exemples.

3.— Troisième étape

Une fois que vous avez défini chaque valeur, cliquez sur « OK » et l’onglet « Fusionner » s’ouvrira automatiquement dans votre fenêtre Word, et vous arriverez sur un écran semblable à cette image.

Dans cet écran, vous devez sélectionner l’option « Formule d’appel » dans le menu « Champs d’écriture et d’insertion ». Ainsi, vous pouvez inclure une formule pour chaque message que vous envoyez.

4.— Quatrième étape

Il est temps de définir comment vous allez vous adresser à chaque utilisateur.

Vous devriez tenir compte des statistiques suivantes : les courriels qui comportent le nom du destinataire dans sa ligne d’objet ont des taux de clics plus élevés que ceux qui ne l’intègrent pas. Essayez toujours de personnaliser chaque élément.

5.— Cinquième étape

Vous verrez, si vous voulez ajouter des champs supplémentaires à vos messages pour envoyer des e-mails en masse, vous devrez cliquer sur « Insérer un champ de fusion ». Vous pourrez alors choisir l’option que vous voulez.

Une fois que vous l’avez déterminée et personnalisée, il sera temps d’écrire l’e-mail.

Lorsque le corps du message est prêt, vous devrez cliquer sur l’option « Terminer & fusionner ». À partir de là, une liste ou un menu s’affichera et vous devrez cliquer sur « Envoyer des courriers électroniques ».

Dans la fenêtre affichée, vous voyez la configuration des e-mails selon la ligne objet que vous avez indiquée. Cliquez sur « OK ». Vous pourrez alors envoyer des e-mails en masse aux contacts que vous avez sélectionnés dans Outlook.

Faut-il envoyer des courriels en masse sur Outlook?

Certains facteurs seront concernés et ne seront pas efficaces.

1.— La délivrabilité

Dans toute campagne de marketing par courriel, l’un des principaux problèmes ne tient pas à ce que le message n’est pas ouvert ou que l’utilisateur ne clique pas sur le CTA. La pire chose qui puisse arriver, c’est que l’e-mail n’atteigne même pas la boîte de réception du destinataire ; l’un des inconvénients liés à l’envoi d’e-mails en masse avec Outlook, c’est que ce point n’est pas garanti ni fiable à 100 %.

La chose la plus probable lorsque vous envoyez des e-mails en masse avec Outlook, c’est que vous connaîtrez des problèmes de livraison, et mieux vaut le savoir le plus tôt possible.

Vous constaterez qu’un webmail est limité à l’envoi de 250 courriers. Que faire alors si votre liste de contacts dépasse ce nombre ? Que faire si vous voulez tous les utiliser en même temps?

2.— De grandes chances d’être marqué comme spam

Le courrier électronique est l’outil clé pour attirer les clients, les garder, les fidéliser et faire d’eux des ambassadeurs de la marque. Un outil tout-en-un.

Pensez-vous pour autant que les envois qui parviennent à leurs destinataires peuvent être comparés à ceux issus de plateformes professionnelles? Les envois en masse effectués à partir d’Outlook ou de sites web comme Gmail ne passent pas par les mêmes processus d’authentification que ceux qui concernent les messages envoyés depuis une plateforme professionnelle de marketing par courriel.

Autrement dit, vous avez deux fois plus de chances d’être catégorisé comme un spammeur.

3.— Faible degré de personnalisation

En plus de ne pas avoir beaucoup d’avantages ou d’outils de personnalisation des messages (ce qui est crucial dans le marketing par courriel), Outlook est un outil assez inconfortable à manier.

Cela tient à ce que vous devrez mettre en copie cachée toutes les adresses afin de ne pas les partager avec tous les destinataires.

4.— Vous n’aurez pas accès aux statistiques

L’un des plus grands inconvénients des webmails comme Outlook, c’est qu’ils ne gèrent pas automatiquement les désabonnements ou les rebonds. Il vous sera donc très difficile de garder une base de données propre. Cela se traduit par des chances encore plus grandes d’être catalogué comme spam.

En outre, vous ne serez pas en mesure d’analyser les statistiques de chaque envoi. Sans elles, il vous sera très compliqué de lancer des campagnes optimales. En fait, ces mauvaises pratiques pourraient nuire à votre réputation dans votre domaine ; vous pourriez finir sur liste noire.

La solution idéale pour mener à bien vos campagnes de marketing par e-mail passe, sans aucun doute, par un logiciel SaaS (« software as a service », ou logiciel en tant que service) comme MDirector.

Envoyer des e-mails en masse avec MDirector

Une campagne d’envoi de courriels en masse doit être soigneusement orchestrée. Vous éviterez ainsi les erreurs et vous obtiendrez des résultats optimaux.

Trouver le meilleur outil pour votre entreprise est crucial pour l’ensemble du processus. Un outil professionnel pour l’envoi de courriels en masse constitue le meilleur choix.

Si la plupart des applications de courrier classiques peuvent vous servir au quotidien, elles s’avèrent moins pratiques pour les envois en nombre (elles présentent plus d’inconvénients que d’avantages).

Il existe plusieurs logiciels pour envoyer des courriels en masse. Dans votre choix, prenez toujours un outil qui respecte la loi, qui travaille avec de bons fournisseurs de services Internet, qui vous fournit des statistiques et un bon service client pour répondre à vos questions.

Notre recommandation : essayez MDirector, le logiciel d’e-mail marketing d’Antevenio

MDirector est l’une des meilleures plateformes professionnelles de marketing par courriel.

MDirector est la plateforme numéro une en espagnol, comme en témoignent les récompenses eAwards de la meilleure plateforme d’e-mail marketing de 2014 et 2015. Ce logiciel d’envoi de courriels en masse supporte plus de 600 000 000 e-mails envoyés chaque mois. C’est déjà une garantie que les messages atteindront chaque destinataire. Avec MDirector, vous pourrez aussi profiter des fonctionnalités suivantes :

• Galerie de modèles thématiques pour le marketing par courriel ;
• Analyses et rapports portant sur vos envois ;
• Test A/B pour optimiser vos campagnes ;
• Gestion automatique des désabonnements et des rebonds ;
• Envois automatiques d’e-mails ;
• Viralisation sur les réseaux sociaux de vos envois de marketing par courriel ;
• Délivrabilité (ciblage) de vos e-mails, etc. ;
• Intégrez MDirector à votre CRM. Considérez la possibilité d’utiliser l’API MDirector pour synchroniser votre base de données et effectuer les actions dont vous avez besoin entre les deux applications ;
• Optimisez votre influence avec la segmentation avancée de votre base de données ;
• Aperçu des e-mails dans Yahoo!, Gmail, Outlook…
• Assistance en espagnol pour l’e-mail marketing, les SMS, les pages de destinations, affichage social et web avec reciblage.

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