14 herramientas para el trabajo híbrido que aumentarán tu productividad

La pandemia obligó a las empresas a buscar soluciones rápidas y sencillas para poder seguir trabajando, y es así como se dispara el uso de las herramientas para el trabajo híbrido. No eran desconocidas ya que muchas ya eran utilizadas antes de esta situación pero, probablemente, no por los mismos motivos que en la actualidad.

2020 fue un año marcado por cambios radicales, entre los que se encuentra la necesidad de pasar de trabajar en oficinas a hacerlo desde las casas, de lo presencial a lo remoto. Aunque este modelo de trabajo no es algo nuevo, no era implementado por la mayoría de empresas.

Pero la COVID-19 obligó a las compañías a modificar sus estrategias y apoyarse en herramientas para el trabajo híbrido. Las cuales, sin duda alguna, han sido uno de los aliados necesarios para hacer más llevadero este cambio obligatorio.

Las mejores herramientas para el trabajo híbrido

Este modelo de trabajo llegó motivado por una crisis mundial, pero parece que no se irá tan pronto. Esto se debe a que se ha demostrado provechoso tanto para empresas como para trabajadores. Por lo tanto, es oportuno tener en cuenta algunas de las herramientas para el trabajo híbrido en función a las diferentes categorías:

A.- Gestión remota

Lo primero que debes hacer para implementar el trabajo híbrido es organizar y gestionar a tus equipos de trabajo. De esta manera podrás seguir realizando las actividades con la misma efectividad como si estuvieran todos los días en la empresa. Para ellos vas a necesitar de algunas de las siguientes herramientas:

1.- Ganttic

Se trata de un software de planificación en línea en el que se pueden ver los recursos, tareas y proyectos a través de diagramas de Gantt. Tienes la oportunidad de hacer horarios en poco tiempo, gracias a la función de arrastrar y soltar, para luego compartirlos con todos los miembros de tu equipo.

Cuenta con funciones dedicadas a la gestión de proyectos, como la planificación de la capacidad, los informes, los gráficos, los tableros Kanban, entre otras. Y también puedes usar integraciones de la aplicación con Outlook o Google para enviarles notificaciones a tu equipo. 

2.- Lumeer

Esta es una herramienta para el trabajo híbrido que se encarga de la gestión de proyectos y equipos colaborativos. Con ella podrás digitalizar y automatizar los flujos de trabajo, transparencia, informes ad-hoc y obtener información respecto a qué hacer, cómo hacerlo y por qué es importante.

Te permite trabajar las tareas, clientes, proyectos, funcionalidades, bugs, facturas, inventarios, presupuestos, gastos… todo en un mismo sitio. Puedes utilizar la vista visual que se adapte a tus necesidades e incorporar la colaboración en equipos, en cualquier lugar y en cualquier momento.

3.- ProofHub

Otro software de planificación de proyectos en línea que posee una amplia gama de funciones es ProofHub. Esta herramienta brinda tableros Kanban, diagramas de Gantt, pruebas y habilidades de colaboración, así como notas de proyectos, calendarios y más.

Cabe destacar que todo esto se organiza bajo una ubicación central. Además, puedes asignar diferentes roles dentro de la herramienta para que el gerente de proyecto tenga la posibilidad de hacer un seguimiento del progreso de sus proyectos con resúmenes y hojas de tiempo. Y la aplicación móvil es un plus, ya que podrás usarla en cualquier lugar.

B.- Comunicación con el equipo de trabajo

Gestionar a tu equipo es clave, pero de nada servirá sino mantienes una buena comunicación. Para ello, vas a necesitar de herramientas para el trabajo híbrido mediante las cuales puedas mantenerte comunicado con los trabajadores de la empresa:

4.- Zoom

Aunque Zoom llevaba ya varios años en el mercado, su popularidad aumentó en el año 2020. Se trata de una herramienta remota omnipresente mediante la cual puedes chatear por video con todo tu equipo. Podrás hacer videoconferencias empresariales, reuniones en línea y usar la mensajería grupal de esta plataforma.

Con Zoom tienes la posibilidad de unirte a una reunión sin la necesidad de descargar ningún software adicional. Puedes organizar una con tan solo registrarte, ten en cuenta que la versión gratuita permite alojar hasta 100 personas durante un máximo de 40 minutos. Posee conexiones estables y si lo deseas puedes compartir pantalla.

5.- Skype

Entre las herramientas para el trabajo híbrido en la categoría de comunicación, está Skype que también es muy usada. Es un software de videollamadas y chat que permite crear chats grupales en los que pueden participar has 600 usuarios. Y llamadas desde tu smartphone o equipo de escritorio con un límite de 50 participantes.

También cuenta con una versión gratuita y puedes usarla desde cualquier lugar mientras tengas una conexión wifi. Cuenta con un cifrado de extremo a extremo, esto quiere decir que todos tus mensajes están seguros.

6.- Discord

En esta búsqueda de herramientas de comunicación vas a encontrar un software de código abierto que en un principio fue desarrollado para jugadores. Se trata de Discord, una herramienta fácil de configurar y que cuenta con una interfaz de usuario fluida.

La misma plataforma se describe como un «chat de texto y voz todo en uno para jugadores que es gratuito». Además, destaca que su software es seguro y funciona tanto en el escritorio como en dispositivos móviles Solo debes probarla para que comprendas la razón por la que muchas compañías están considerando esta herramienta.

C.- Herramientas de colaboración

Ahora hay que hablar de la tercera categoría de herramientas para el trabajo híbrido que son ideales para la colaboración en equipo. Con ellas no vas a necesitar de un espacio físico para plasmar las actividades programas, pues con estas ventanas virtuales será más que suficiente:

7.- Weekdone

Para empezar con estas herramientas de colaboración está Weekdone, la cual es muy práctica para planificar proyectos y tareas. También vas a poder compartir actualizaciones y felicitar a tu equipo por el trabajo bien hecho, probablemente por eso se ha convertido en referencia para trabajos remotos en 2021.

Aprovecha la comunicación asincrónica y el suministro de noticias que ofrece esta herramienta, puesto que te permiten obtener actualizaciones cruciales. Sin contar que tiene una función de planificación semanal perfecta y un sistema de recompensa gamificado por trabajos bien realizados.

8.- Explain Everything

Un software colaborativo &nbsp (Non Breaking Space) que se basa en la nube y te da la posibilidad de expresar visualmente tus ideas en tiempo real. Esto es lo que hace Explain Everything, puedes usarlo en una reunión o grabar una presentación y enviarla a las personas que desees. 

Es una startup que cuenta con un chat de voz de alta calidad que permite tomar notas en la interfaz basada en web. Además, tendrás la oportunidad de grabar reuniones o presentaciones de video, agregar imágenes o dibujar las suyas propias en la herramienta. Puedes sincronizar todos los dispositivos con sus aplicaciones IOS y Android.

9.- Conceptboard

Conceptboard no es más que un lienzo infinito en línea que trabaja como un centro centralizado para el contenido y las ideas de tu equipo. Al contar con un espacio de trabajo compartido tienes la posibilidad de administrar todos sus proyectos visuales sin problemas, en equipos y zonas horarias.

Asimismo, con esta herramienta vas a poder hacer un seguimiento de las acciones a bordo, compartir pantalla o chat de vídeo. Por lo tanto, no importa si tú o tu equipo estáis a distancia, igualmente podréis colaborar juntos.

D.- Compartir archivos con tu equipo

¿Quieres que el trabajo remoto sea realmente efectivo? Entonces es necesario que trabajes con la cuarta categoría de las herramientas para el trabajo híbrido. Se trata nada más y nada menos de aquellas que te permiten compartir y sincronizar archivos:

10.- Samepage

Samepage es una herramienta que se encarga de mantener todos tus archivos en una ubicación práctica. Para que puedas almacenarlos, editarlos y compartirlos fácilmente con tu equipo de trabajo. Combina chat, videoconferencia, uso compartido de pantalla, administración de tareas, intercambio de archivos. 

Además, se puede llevar a cabo la colaboración de documentos en tiempo real y todo esto en un mismo espacio basado en la nube. Solo tendrás que arrastrar y soltar archivos en una página, editarlos y compartir los cambios. También puedes editarlos desde Dropbox y hasta desde un equipo de escritorio.

11.- Wimi

¿Qué otra opción hay? Wimi, esta te aporta intercambio y almacenamiento de archivos en línea al que podrás acceder desde cualquier computadora. Esta herramienta hace que tu información esté sincronizada y disponible cada vez que la necesites y desde todo tipo de dispositivo.

Permite crear espacios de trabajo para compartir archivos seguros y personalizados, y ofrece una vista previa o la opción de editar la mayoría de los formatos de archivo. Si lo deseas puedes administrar los derechos de acceso y enviar enlaces para descargar en caso que los archivos sean muy pesados.

E.- Oficina virtual

Y la última categoría de herramientas para el trabajo híbrido, corresponde a oficinas virtuales. Esta es una opción más didáctica en caso que quieras hace esta experiencia más divertida para tu equipo de trabajo:

12.- My Digital Office

Empezando con My Digital Office con la cual vas a poder recrear la sensación de estar en oficina y conectar a tus equipos remotos. Este espacio virtual de trabajo almacena documentos, además de contar con funciones de chat y pizarra en línea.

Representa una buena y creativa solución para aquellas personas que se sienten desconectadas de sus compañeros de trabajo. Le brinda a los usuarios la oportunidad de construir su propio espacio de trabajo digital. Pueden tener escritorios, teléfono de oficina para chatear con compañeros de trabajo y salas de reuniones con una pizarra en línea.

13.- Qube

Qube es otra oficina virtual que transforma el trabajo remoto, puesto que suministra un contexto de oficina en línea. Puedes saber quién habla con quién, quién está fuera de la oficina y quién acaba de salir a almorzar. Lo mejor es que se puede conectar con con Slack y Zoom, así podrás chatear con tu equipo en salas comunes o en salas de reuniones privadas.

Si activas la función «Observar a la gente» la herramienta te enviará una notificación cada vez que la persona con la que necesita hablar está disponible. También te envía una lista de personas que quieren ponerse en contacto contigo.

14.- Horizon Workrooms de Facebook

Pero si estás buscando todo en uno, una buena alternativa es la que ofrece Facebook, Horizon Workrooms. Está disponible de forma gratuita para descargar en Oculus Quest 2. Esta herramienta permite que las personas se reúnan para trabajar en la misma sala virtual.

Ofrece varias funciones que hacen que está sea una de las herramientas para el trabajo híbrido más completas:

• Realidad virtual: permite llevar tu escritorio físico y un teclado con seguimiento compatible a la sala virtual, puedes verlos sentados en la mesa de reuniones virtual frente a ti.
• Avatares y audio espacial: brindan una gran variedad de opciones de personalización que los hace más expresivos y naturales. La conversación suena más realista por el audio espacial de alta calidad y baja latencia.
• Pizarra virtual: dibujar en tiempo real y usar tu controlador girándolo y escribiendo con él como un bolígrafo. También puedes anclar imágenes de su computadora en la pizarra y luego marcarlas y revisarlas con tus colegas.
• Sala virtual: enfocada en la colaboración, la conversación o la presentación, hay un diseño de asientos para cada ocasión, y se adapta al tamaño de tu grupo.
• Videollamada: puedes llamar o invitar a otros a que marquen, compartiendo un enlace de reunión. Pueden participar 16 personas en realidad virtual juntas, y hasta 50 personas en total en una llamada.
• Notas de reuniones, uso compartido de archivos, integración de calendario y chat: facilita la colaboración, ya sea en realidad virtual o en su computadora. Además, puedes sincronizar Outlook o Google Calendar para facilitar la programación de reuniones y el envío de invitaciones.

¿No sabes cuál de ellas necesitas incorporar en tus estrategias? En Antevenio podemos ayudarte. Somos una agencia especializada en Marketing Digital con una gama de servicios y herramientas que van desde el performance marketing hasta el email marketing o el branded content marketing.