Metodología OKR: qué es y cómo implementarla en tu empresa

La metodología OKR es un sistema diseñado por Andrew Grove en su época de CEO de Intel. El acrónimo responde a las siglas de Objectives and Key Results (Objetivos y Resultados Clave). El punto de partida del método puede resumirse en una cita del propio Grove: «Hay demasiada gente que trabaja demasiado para conseguir muy poco«.

Con este método, posteriormente aplicado y desarrollado por empresas de la talla de Google o Linkedin, se buscaba medir de manera cuantitativa y cualitativa el progreso de equipos de trabajo de alto crecimiento.

Pero la metodología OKR se ha mostrado válida incluso para Pymes. No en vano, comenzó a aplicarse en Google en 1999 cuando estaba formada por 40 personas. En estos momentos, con más de 60.000 sigue demostrando su potencial día a día.

Elementos de la metodología OKR

Como su acrónimo indica, este método tiene en cuenta 2 elementos básicos: los objetivos y los resultados clave. Por tanto, se trata de una combinación de ambos: un objetivo y unos resultados clave asociados a ese objetivo concreto.

De esta manera, la metodología OKR ayuda a visualizar lo que se busca defiendo ambos factores:

1. Lo que hay que lograr: El objetivo.
2. Cómo se va a conseguir. El resultado clave.

Todo ello debe partir de un propósito. Es el por qué, la razón última por la que es necesario hacer las cosas que deben hacerse. A partir de ahí se define el resto de elementos:

1.- Objetivos

Se trata del qué, es decir, aquello que quieres conseguir en un tiempo concreto con el fin de acercarte a ese propósito.

Definir objetivos no es sencillo. Pero es clave si quieres que todo el sistema funcione. Para ello, lo ideal es definir objetivos smart, es decir, que sean concretos y alcanzables en un periodo concreto de tiempo.

Pero también es muy importante que los objetivos sean lo suficientemente ambiciosos. De nada te sirve plantear objetivos demasiado sencillos de conseguir porque, al final, el punto de llegada será inferior al deseable.

Estos objetivos deben estar orientados a la acción y mostrar una imagen clara de lo que quieres lograr. Además, deben inspirar a todo el equipo para que estén alineados en una labor común.

Eso sí, también es recomendable dividir los grandes objetivos anuales para analizar su evolución temporal, ya sea trimestral o mensualmente.

2.- Resultados clave

En este caso debes centrarte en el cómo. Es decir, qué acciones medibles vas a realizar con el fin de cumplir con los objetivos predefinidos.

Son los parámetros que se utilizarán para definir lo cerca o lejos que se está de cumplir con uno de los objetivos. Para ello debes definir de manera clara qué cosas vas a medir. Serán estos indicadores los que mostrarán la evolución del esfuerzo.

Estos resultados clave deben materializarse en una lista de tareas que se pueda incluir en la agenda de la empresa. Y su cumplimiento se debe cuantificar con valores que oscilen entre 0 y 1.

Un ejemplo para entender claramente los elementos que conforman la metodología OKR es el siguiente:

• Objetivo 1: Incrementar los beneficios trimestrales un 25%.
  • Key Result 1: Conseguir 2 nuevos clientes:
    • Generar una base de datos de clientes corporativos.
    • Diseñar un funnel de ventas.
    • Crear una campaña específica en los canales en los que haya mayor captación de leads.
    • Crear un discurso de venta basado en el storytelling.
    • Definir un sistema de referidos para aprovechar el potencial de los clientes actuales.
  • Key Result 2: Reducir los gastos en un 20%:
    • Hacer una lista con los gastos fijos y temporales.
    • Identificar aquellos gastos eliminables.
  • Key Result 3: Incrementar el ticket por cliente actual en un 5%
    • Definir una campaña de upselling centrada en los clientes actuales.
    • Escribir un discurso que potencie el incremento del ticket de compra de los clientes actuales apelando a su relación con la empresa.
    • Crear una oferta que ayude a que los clientes compren productos diferentes a los que suelen comprar.

Cómo hacer el seguimiento de la metodología OKR

Por lo tanto, la estructura de la metodología OKR parte de un objetivo global que se subdivide en una serie de objetivos temporales más concretos. Y estos, a su vez, constan de una serie de resultados clave que medirán su progreso.

¿Cuál es el número de objetivos adecuados? ¿Y los resultados clave por cada objetivo? Evidentemente, dependerá de cada organización. Algunos expertos recomiendan contar con entre 3 y 5 objetivos cada trimestre y 4 resultados clave para medir estos objetivos.

Sin embargo, no es tan importante la cantidad como la calidad. Y que todos los elementos estén alineados y sean definidos por todos los integrantes.

Informes recurrentes

Como ya ha quedado claro, para que la metodología OKR funcione, debes medir de manera continuada. Sólo así tiene sentido esta estructura. Por eso, si puedes, debes analizar cada indicador semana a semana.

Una de las técnicas de gestión de estos indicadores es lo que se conoce como el informe PPP, acrónimo de Progress, Plans and Problems (Progresos, Planes y Problemas). Esta técnica se materializa de la siguiente manera:

• Progress: ¿Qué has esta semana que te ayuda a alcanzar los OKR definidos?
• Plans: ¿Qué tienes previsto realizar la semana que viene para alcanzar los OKR previstos?
• Problems: ¿Con qué barreras te puedes encontrar que pueden dar problemas para conseguir los OKR?

CFR, el complemento de los OKR

CFR es el acrónimo de conversaciones, feedback y reconocimiento. Es una herramienta que se complementa a la perfección con los OKR para conseguir una gestión del rendimiento de manera continuada. Para ello se tienen en cuenta:

• Conversaciones: Se centra en un intercambio continuo de opiniones entre todos los integrantes del equipo para mejorar el rendimiento.
• Feedback: En este caso se trata de que haya comunicación en todas las direcciones. El fin es analizar los progresos que lleven a mejoras.
• Reconocimiento: Aportar muestras de aprecio a aquellos que lo merezcan por su trabajo.

Ventajas de la metodología OKR

La base de este método se centra en el trabajo por objetivos. Esto da lugar a una serie de beneficios que ya han demostrado su eficacia en todo tipo de organizaciones. Algunas de las principales ventajas de apostar por la metodología OKR son:

A.- Permite tomar decisiones reduciendo la incertidumbre

Uno de los principales problemas de la actualidad es que no hay nada cierto. En un momento en el que los «cisnes negros» son casi una inevitable constante, la metodología OKR te aportará una visión clara de las acciones a realizar.

Sobre todo porque partes de objetivos cuantificables. Lo que te aportará un interesante feedback basado en datos objetivos. Así, al enfocarte en lo que realmente importa podrás replantearte las acciones clave con decisiones nada subjetivas.

B.- Ayuda a cuantificar el trabajo

Una de las claves de la metodología OKR es que cada objetivo debe ir acompañado de unas métricas concretas. No sólo eso. Además, esas métricas se relacionan con los resultados. Por tanto, no sólo se realiza una monitorización cualitativa sino que, por encima de todo, se puede cuantificar el trabajo.

De ahí que sea posible analizar qué porcentaje de los objetivos se consigue cumplir. Y qué parte del trabajo queda por hacer.

C.- Alinea y aumenta el compromiso de los trabajadores

Otra de las grandes ventajas de los OKR es que impulsan el compromiso de los trabajadores. Básicamente porque si una organización tiene claros los valores que la sustentan es más sencillo atraer talento. Y favorece que las personas se sientan alineadas con la empresa.

Para ello, es esencial tener claros los siguientes aspectos:

1. La misión de la empresa. Porque partiendo de ese punto es mucho más sencillo definir las acciones y procesos esenciales. Y, por contra, aquellos que sean totalmente innecesarios.
2. El hecho de que todo el equipo debe estar implicado a la hora de definir los objetivos. Porque las metas se establecen de manera conjunta y en un esquema desde abajo hacia arriba.

Con la metodología OKR cada trabajador tiene clara su labor. Y los indicadores que van a medir su desempeño. Pero no sólo eso sino que, más importante aún, entiende que forma parte de un mismo barco en el que todas las personas navegan en la misma dirección.

D.- Garantiza flexibilidad en el desempeño

Es una de las consecuencias del punto anterior. Si sabes qué labor tienes que realizar y cuál deben hacer los demás puede haber una mayor flexibilidad en aspectos hasta hora tabú. Como, por ejemplo, los horarios.

Con unas metas claras y consensuadas, cada persona es responsable. Y como tal se la considera. Por eso, la empresa puede ser más flexible. La orientación por objetivos hace posible que se tengan en cuenta otros factores que permiten que las personas sean más eficaces.

Así, si, por ejemplo, hay personas que trabajan mejor por la tarde, podrán hacerlo sin tener que respetar un esquema horario más constreñido. Cada trabajador podrá organizarse como sea más adecuado para cumplir con las actividades y los objetivos.

Todo ello permite que se incremente la productividad al tiempo que, bien gestionado, facilita enormemente el trabajo en equipo. Sin olvidar que la relación entre los miembros de la empresa mejorará.

E.- Conoces lo que sucede en tu empresa en todo momento

La metodología OKR te permite contar con una imagen evidente de la evolución en un momento determinado. Sabrás si se están cumpliendo con los objetivos. O bien si es necesario reaccionar en algún aspecto específico.

Con ello, sabrás en todo momento tus debilidades. Y podrás definir acciones que den la vuelta a la situación.

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