Guía infalible de apps para monitorizar la productividad en el home office

¿Mejora la productividad en home office o, por el contrario, las empresas pierden efectividad? Home Office es un concepto anglosajón que se refiere, hoy en día, al teletrabajo, a la oficina en casa. Se trata de esa evolución, que las tecnologías han propiciado desde finales del siglo XX, y que se han disparado en los últimos meses.

La actual crisis mundial propiciada por la Covid-19 lo ha convertido en la realidad de millones de personas. Por eso, es el momento de analizar este movimiento. Pero también ha llegado la hora de comprobar la productividad en home office. 

El mundo ha perdido, quizá, el ritmo de la globalización. Pero durante la cuarentena parece que ha realizado su transformación digital. Si las crisis, sean guerras o pandemias, terremotos o accidentes nucleares, aceleran todas las tendencias, la del coronavirus no ha sido una excepción.

Como resultado ha mandado a trabajar desde sus hogares a millones de personas que han podido cumplir con sus obligaciones gracias al home office. La cuestión es cómo organizar este trabajo para garantizar la productividad en home office. Y esto tanto para la empresa como para el trabajador.

Teletrabajo Vs trabajo remoto

Por aclarar de forma cristalina el concepto, home office es el espacio que destinas al trabajo en tu domicilio. Hoy en día, con la crisis del coronavirus, se ha convertido directamente en sinónimo de teletrabajo. Pero es una buena idea diferenciarlo del trabajo remoto.

Aunque los dos son teletrabajo, el primero es el que se desempeña desde el hogar. Por su parte, el segundo, simplemente se puede realizar desde cualquier sitio. De esta manera, puede realizarse en una cafetería, en la habitación de un hotel o en una sala de coworking.

Con todo, en ambas situaciones, comprobar la productividad en home office es necesaria para el desarrollo de cualquier negocio.

Home office va más allá de la tecnología

El concepto de teletrabajo nace porque, a nivel técnico, cualquier tarea que se realiza en el puesto de trabajo en la empresa o administración a través de un ordenador puede ser exportada al domicilio del trabajador. El cloud computing, las herramientas de trabajo grupal, de organización del trabajo o de videoconferencia lo hacen posible.

Pero la productividad en home office va más allá de utilizar plataformas tecnológicas. Otro concepto importante que lo complementa es la confianza. Existen muchas empresas que no se sienten cómodas a la hora de realizar este aspecto fundamental de la transformación digital. Lo que ha provocado que durante mucho tiempo se haya desechado que la plantilla pudiera teletrabajar.

Aún así, la crisis del coronavirus está activando de forma acelerada todo el proceso. Y, por ende, facilitándolo. Todo esto, evidentemente, afecta la productividad en home office. Pero hay que tener en cuenta que sin teletrabajo la productividad en estos dos meses hubiera sido negativa.

Por ejemplo, durante estas semanas se ha visto que poderosas compañías como Microsoft y Google han puesto de forma gratuita múltiples herramientas de comunicación que posibilitan el teletrabajo: Teams y Hangouts Meet, respectivamente. Plataformas que ayudan a aumentar la productividad en home office. 

7 apps para monitorizar la productividad en home office

Un aspecto que necesita ser estudiado es la productividad en home office que permiten estas herramientas. Y algo parecido puede decirse de la tan en boga mensajería instantánea, probablemente la opción estrella a día de hoy para la comunicación entre trabajadores y sus directivos responsables.

Por eso, una guía infalible de apps y servicios web para monitorizar la productividad en home office tiene que incluir nombres como Kenjo, Factorial, Whatsapp, Slack, la Suite de Google o Zoom. 

1.- Kenjo

Implementa teletrabajo y gestiona equipos en remoto. La firma Kenjo, con ciertos aires de autosuficiencia innovadora japonesa, explica en su página web que su herramienta ofrece todo lo necesario que tu empresa necesita para gestionar empleados en remoto. 

Según Kenjo, esta plataforma resuelve muchos de los problemas a los que se enfrentan los teletrabajadores: «Mejora la comunicación interna, alinea expectativas entre managers y empleados y disminuye el ruido que genera trabajar a distancia. Estas son nuestras funcionalidades estrella para teletrabajar». 

Como ejemplos, destaca que ofrece un control horario en remoto que permite visibilizar a qué hora se conecta cada empleado a trabajar, cuándo toman su descanso o el número de horas trabajadas. También permite gestionar las ausencias. Así, los gerentes podrán saber quién está ausente por vacaciones, enfermedad, baja por maternidad o visita al médico.

Además, Kenjo apuesta por unirse a otras tecnologías, como Slack. Y también destaca la posibilidad de controlar los objetivos y expectativas de cada empleado. Como ves, una herramienta ideal para llevar un seguimiento del rendimiento a distancia. Uno de los aspectos clave para medir la productividad en home office.

2.- Factorial

Se trata de un software de evaluación laboral para afrontar los retos del teletrabajo. Su objetivo es organizar la evaluación del trabajo de tus empleados para ganar visibilidad del estado de tu empresa. Así podrás tomar decisiones basadas en datos cualitativos. La consecuencia directa es que se mide el aumento de la productividad en home office de manera clara.

Entre las ventajas y facilidades que ofrece Factorial se encuentra la posibilidad de implementar tu propio modelo o usar uno de los que aportan. También las evaluaciones son completamente personalizables. Factorial permite configurar los criterios y quién va a ser evaluado en la empresa.

Después, la plataforma envía notificaciones automáticas a todos los trabajadores y los participantes rellenan sus evaluaciones directamente en la plataforma.

3.- Giitic

Es un software de monitorización y control de empleados para conocer los tiempos trabajados y analizar la productividad en home office. Esta herramienta garantiza que las personas que teletrabajan realmente van a trabajar y no a realizar otras actividades.

Con esto podrás aprovechar los beneficios del teletrabajo, reducir costes y, al mismo tiempo, aumentar la productividad en home office. Por ejemplo, el sistema lleva un registro de los programas usados y los sitios visitados, por lo que se puede saber si el teletrabajador estaba realmente realizando actividades que tenían que ver con su labor diaria.

4.- Whatsapp

Es la estrella de la mensajería instantánea. Ha sido, en la mayor parte de los casos, la primera herramienta en ser utilizada para organizar el teletrabajo. Una de sus mayores potencialidades es que WhatsApp facilita que los equipos se comuniquen rápidamente entre sí en grupos de hasta 256 personas.

Otras de las ventajas que ofrece este servicio son WhatsApp Web o Desktop, de forma que se integra de forma definitiva en el entorno laboral del teletrabajador.

Los chats en WhatsApp están protegidos mediante encriptación de extremo a extremo, lo que significa que solo tú y el receptor pueden ver lo que se envía, ni WhatsApp ni nadie más. Eso lo convierte en un lugar seguro para compartir documentos confidenciales que serían destruidos por la trituradora de papel una vez leídos en la oficina.

5.- Suite Google para organizarse durante el teletrabajo

Google Suite agrupa multitud de herramientas del entorno Google destinadas a un público profesional. Entre ellas destacan:

• Google Calendar. Que aporta la posibilidad de cambiar el color de las tareas en el propio calendario para que de un solo vistazo se conozca el plan de organización y los objetivos.
• Google Docs. Permite compartir un archivo desde Google Docs y la Suite de Google. Lo interesante es que pueden editarlo de manera sincronizada varios usuarios.
• Google Meet. Es la herramienta para videoconferencias. Una de sus ventajas es la seguridad. Las videoconferencias de Meet se encriptan en tránsito y sus reuniones están protegidas por las variadas medidas contra el abuso. Además, estas opciones están activadas de forma predeterminada. Meet facilita el proceso de unirse a las videollamadas desde el trabajo. Para ello, simplemente tienes que configurar una reunión y compartir el vínculo.

6.- Zoom

Zoom es un servicio de videoconferencia basado en la nube que se puede usar para reunirse virtualmente con otros, ya sea por vídeo, audio o ambos. Todo ello mientras realizas chats en vivo. También permite grabar las  sesiones para verlas más tarde.

Se pueden realizar reuniones individuales ilimitadas incluso con el plan gratuito. Además, tiene la opción de webinars grupales desde 100 participantes.

Zoom ha triunfado a lo largo de abril de 2020, durante la pandemia por el coronavirus, temporada en la que hasta 300 millones de personas han llegado a usar la plataforma.​ Ha pasado de tener diez millones de usuarios activos en 2019, a más de 300 millones, a finales de abril.

Antes de la expansión del coronavirus, las acciones de la compañía tenían un valor de 70 dólares. El pasado 23 de marzo valían 160 dólares, es decir, una capitalización total superior a los 44 mil millones de dólares. Un buen ejemplo de una de las herramientas ganadoras durante el confinamiento.

7.- Slack

Es una herramienta web que permite trabajar en canales por lo que ofrece a todos los miembros de tu equipo una visión compartida del progreso y un propósito claro.

Slack reúne al equipo, estés donde estés, «con toda tu comunicación y herramientas en un solo lugar«, afirman desde la plataforma. De esta manera , los equipos que trabajan a distancia pueden mantener la productividad en home office sin importar desde dónde trabajen.

La clave de Slack es que las conversaciones están organizadas. Por tanto, en lugar de tener una sola bandeja de entrada desbordada, las conversaciones en Slack tienen lugar en espacios exclusivos llamados canales.

Estas son sólo 7 de las apps con las que puedes monitorizar la productividad en home office. Son herramientas esenciales para todos los departamentos de una empresa, incluido el de ventas, uno de los fundamentales en la actual situación económica.

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