Marketing automation para el sector jurídico: mejores prácticas

¿Cómo de rápido respondes a nuevos clientes potenciales? Según Google, la intención de un prospecto de contratar se cumple dentro de los 50 minutos de su búsqueda inicial. Cuando un prospecto contacta a tu empresa con una pregunta, quiere una respuesta ya, no en 24 horas. Responder así de rápido parece difícil, a menos que integres marketing automation para el sector jurídico en tu negocio.

Si no lo haces, esos clientes potenciales irán a la lista de números en Google hasta que encuentren un abogado o empresa jurídica que les diga que pueden ayudarlos. Y es que, el primer negocio que responde a una consulta tiene 8 veces más probabilidades de ganar el negocio del prospecto. Por lo que si no respondes a una consulta de inmediato, tu empresa tendrá pocas posibilidades de retener al cliente

Con el marketing automation para el sector jurídico, este problema se soluciona. Este sistema se pondría en contacto con la consulta vía SMS, correo electrónico o una llamada automática. O, mejor aún, se establecería una comunicación a través de un chatbot para poder interactuar en el momento que mejor le venga al usuario en cuestión.

¿Qué es la automatización de marketing o un CRM?

En pocas palabras, la automatización del marketing es el uso de tecnologías y plataformas de software para agilizar y optimizar las campañas de marketing online, de múltiples canales. Es decir, redes sociales, correo electrónico, sitios web, etc. También reduce o incluso elimina tareas repetitivas.

Un CRM, también conocido como sistema de gestión de relaciones con el cliente, debe tener herramientas de automatización administrativa y de marketing integradas para que los usuarios las implementen. Esto permite a los ordenadores realizar un seguimiento, administrar e informar sobre las actividades (potenciales) de los clientes.

Beneficios de la automatización de marketing

Estos son algunos de los beneficios de usar marketing automation para el sector jurídico. Como verás, merece la pena integrar esta estrategia en tu negocio:

• Establece conexiones con los usuarios.
• Aumenta la eficiencia y disminuye los costos operativos/administrativos.
• Libera personal para otras tareas/procesos.
• Ayuda a tu empresa a sobresalir. Ya que mejora el posicionamiento en el mercado y de la marca.
• Mejora el uso de los seminarios web, el contenido de «pedidos especiales», estudios de casos, libros electrónicos, etc.
• Proporciona datos extensos, multifacéticos, actualizados, útiles, de fácil acceso, que no se encuentran disponibles (visitas al sitio, recursos compartidos, suscripciones a blogs, etc.) desde múltiples fuentes electrónicas.
• Mejora el retorno de la inversión y las actividades de marketing de forma medible.
• Minimiza errores inherentes a tareas manuales, repetitivas. Y esto lo hace abriendo puertas para crear funciones, como la integración de datos, proyectos e iniciativas.
• Pone en uso más eficiente/efectivo la información del sitio en redes sociales.
• Ayuda al equipo de ventas o marketing a utilizar más eficientemente las páginas de destino, las características del sitio web, el contenido de tráfico, los clientes potenciales, las campañas de correo electrónico, etc.

Uso de marketing automation para el sector jurídico

La tecnología es el activo más subutilizado en la comunidad legal y se está acercando a un punto de inflexión que va a dar vueltas a los bufetes de abogados y poner a muchos fuera del negocio.

A la mayoría de los abogados no les gusta escuchar esta información y algunos son completamente ajenos a la revolución que está creando el marketing automation para el sector jurídico. 

Para los pocos que han adoptado la idea de cambio y entienden cómo la tecnología puede llevar a su empresa de buena a grande, la siguiente información proporcionará una gran ayuda sobre lo que es posible con la tecnología. Pero sobre todo con una estrategia de marketing automation para el sector jurídico.

De acuerdo con un estudio realizado por Clio, la mayoría de los abogados gastan tan solo un cuarto de sus horas de trabajo en tareas facturables.

Por tanto, existe un porcentaje aún mayor de tiempo no facturable. La tecnología puede mejorar esta situación. Sin embargo, con todas las opciones disponibles, puede ser difícil saber qué tareas deben automatizarse y cómo lograr el éxito con la tecnología.

1.- Usa la tecnología en las tareas repetitivas

Las tareas repetitivas son aquellas que se realizan una y otra vez. No implican análisis ni toma de decisiones. Debido a que estas tareas se pueden realizar sin mucho proceso de reflexión, se pueden automatizar fácilmente.

Así, la tecnología puede ser utilizada para completar tareas repetitivas. Ejemplos de tareas repetitivas que puedes incluir en la estrategia de marketing automation para el sector jurídico:

• Transferencia de información.
• Creación de plantillas de documentos.
• Identificar jurisprudencia y precedente en tipos de casos comunes.
• Facturación de clientes.
• Recoger pagos.

2.- Busca asistencia también en tareas administrativas 

Las tareas administrativas son un poco más complicadas que las tareas repetitivas. Sin embargo, solo requieren un análisis mínimo. No implican cuestiones jurídicas complejas.

Además, estas tareas requieren una intervención humana con una interpretación menor, pero un asistente, como un asistente legal puede realizarlas. Ejemplos de tareas administrativas incluyen:

• Verificar los casos existentes relevantes a un problema.
• Recopilación de documentos necesarios de los clientes.
• Revisión de la información obtenida de los clientes.
• Completar transacciones legales online.
• Actualizar datos del cliente.

3.- Deja las tareas sustanciales para tu responsabilidad

Las tareas sustanciales son más complicadas que las tareas repetitivas y administrativas. Éstas requieren un análisis profundo y pensamiento crítico. Además, este tipo de tareas necesitan conocimiento legal para que se completen adecuadamente. Así, el marketing automation para el sector jurídico no sería aplicable en estos casos. Y es que el tiempo de un abogado es mejor gastarlo en tareas sustanciales. Ejemplos de este tipo de tareas:

• Determinar las necesidades legales de un cliente.
• Decidir los siguientes pasos en un caso.
• Determinar qué información es relevante para un caso.
• Discutir los próximos pasos con el cliente.

Mejores prácticas de marketing automation para el sector jurídico

Puedes estar a bordo con la automatización de tareas repetitivas, pero ¿cómo determinas qué tareas automatizar? El mapeo de procesos puede ayudarte a tomar esas decisiones.

Al analizar y trazar tus procedimientos comerciales, puedes identificar qué elementos pueden automatizarse de manera efectiva y cuáles necesitan un toque humano.

Las tareas que son repetitivas y que no requieren un análisis legal en profundidad deben ser automatizadas. Hay tareas probables en cada paso del proceso de manejo de tu caso que se incluyen en esta categoría. Durante la asignación de tu proceso, identifica cuál de estos se beneficiará del software de marketing automation para el sector jurídico.

A.- Te ayuda en la redacción de documentos

Muchos profesionales del sector jurídico pasan la mayor parte de su tiempo escribiendo y redactando documentos. Pero muchos de estos documentos contienen contenido repetitivo y pueden generarse a través de la automatización.

Por ejemplo, tu base de datos de documentos puede incluir cartas a las compañías de seguros, quejas, contratos básicos, formularios de admisión, etc. Para automatizar completamente el proceso de redacción de estos documentos, puedes usar el software de automatización para convertirlos en formularios.

El software se puede usar para completar esos formularios después de que la información se ingrese en el sistema.

B.- Puedes automatizar correos electrónicos

Las respuestas automatizadas también pueden ayudarte a generar rápidamente mensajes de correo electrónico. Por ejemplo, el software de MDirector te permite guardar frases y texto preescritos como «partes rápidas» que se pueden insertar en los correos electrónicos según sea necesario.

El software combina los datos del cliente de los perfiles en tus correos electrónicos para que puedas personalizar automáticamente cada mensaje para cada cliente. Y es que, los clientes potenciales generalmente hacen las mismas preguntas.

Al crear plantillas de correo electrónico una vez en MDirector, puedes responder rápidamente a los clientes con información que aborda estas preguntas frecuentes. Ahorrar hasta cinco minutos mientras escribes un correo electrónico puede sumarse al final, especialmente a medida que tu negocio crece.

C.- Puedes automatizar la programación de tu calendario de reuniones

Puede llevar mucho tiempo ir y venir con los clientes cuando se decide una fecha y hora para reunirse. Nuevamente, las herramientas de software de marketing automation para el sector jurídico pueden automatizar el proceso de programación al permitir que alguien reserve una cita que se ajuste a tu horario sin tener que hablar con una sola persona.

Al conectarse con tu calendario, estas herramientas pueden garantizar que no obtengas doble reserva y que tu cita esté programada a la hora que indiques que sea conveniente.

Uso del marketing automation para el sector jurídico para apuntar a un nicho

A continuación se muestra un ejemplo de flujo de trabajo de comunicación que te dará una idea de cómo puede funcionar el marketing automation para el sector jurídico.

1. Se llama a un cliente potencial y, si se hace contacto, se activará un correo electrónico de bienvenida. Este correo electrónico incluirá información sobre tu empresa, los servicios que presta, etc. Si no puedes comunicarte con el posible cliente, se agregará a una lista de seguimiento pendiente. Así, seguirá siendo contactado hasta que acepte conocer más sobre tus servicios.
2. El correo electrónico de bienvenida se abre y el prospecto continúa recibiendo información adicional sobre tus servicios con cada mensaje acercándole a convertirse en un posible cliente.
3. Después de una cierta cantidad de días, se activa una llamada de seguimiento. Esta será una llamada activada para cerrar el trato con el cliente. Si no puede obtenerlo como cliente, se agregará a una «lista de llamadas de seguimiento» pendiente. Y así, será contactado nuevamente dentro de unos días.
4. Si acepta utilizar tus servicios, el software le enviará un acuerdo pendiente para su visualización y una firma.
5. En caso de que se logre una firma, se enviará un correo electrónico sobre la tarifa de retención; Si aún no hay una firma, habrá un correo electrónico de seguimiento recordándole que complete el acuerdo.

Esto es sólo una secuencia simple; Sin embargo, las herramientas avanzadas de marketing automation para el sector jurídico, te permiten configurar el embudo en relación con la forma en que adquieres y retienes clientes.

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