¿Qué es un flujo de trabajo o workflow? | Marketing Automation

Teniendo en cuenta las ventajas y beneficios de la automatización del marketing, es muy probable que estés buscando configurar un sistema que te ayude en tu trabajo. Lo que no sabes es que para ello necesitas definir tu workflow. Eso sí, siempre y cuando sepas con claridad qué es un flujo de trabajo y tengas claro cómo crearlo. Ya que desde ahí se fundamenta el resto de la estrategia.

Pero, ¿por qué últimamente resulta tan importante tener conocimiento acerca de qué es un flujo de trabajo?

Ya no se presenta el marketing automation de manera individual o independiente. Un workflow cubre todas las acciones que se lanzan automáticamente en función del comportamiento de los usuarios. Y en este sentido, el marketing automation lo que hace es ayudar a desarrollar un programa de lead nurturing.

Es decir, desarrolla una conexión con los objetivos hasta que esos leads estén listos para convertirse en clientes.

Por ejemplo, cuando un cliente potencial se suscribe a tu newsletter, pasas a tener la oportunidad de enviarle un email automáticamente con la información que creas oportuna.

Es fácil envolverse en la emoción de la tecnología del marketing automation. Los resultados son excelentes, se ahorra tiempo y dinero. Eso sí, si sabes por dónde empezar.

De hecho, Ascend2 apunta que las principales barreras para lanzarse con el marketing automation son la falta de estrategia y la complejidad que supone la tecnología. Sin embargo, conocer qué es un flujo de trabajo y aplicarlo puede ser una de las soluciones.

¿Qué es un flujo de trabajo o workflow exactamente?

Un flujo de trabajo representa el procedimiento que tu software de marketing automation deberá seguir para lanzar los correos electrónicos. Y como tal, existen diferentes posibilidades y opciones.

Por ejemplo:

• Cuando un usuario se suscribe a tu newsletter, puedes enviar un email de bienvenida y confirmación (no olvides que el double opt-in es vital para mantener limpia tu base de datos). Pero además, también podrías compartir con él los mejores artículos de tu blog.
• Por otra parte, si un usuario lleva dos meses sin visitar tu sitio web, podrías enviar también un email proponiendo nuevo contenido que pueda resultarle interesante. Es decir, emails de reactivación de usuarios.
• Si, por el contrario, se trata de un usuario muy activo, podrías utilizar tácticas de fidelización y retención de clientes y ofrecer contenido premium.

Como puedes observar en la infografía de Neolane, existen muchas variantes dependiendo de hacia dónde se mueva el usuario. Y lo bueno de entender qué es un flujo de trabajo es que podrás organizar y personalizar cada opción.

Pero si hay una cosa clara es que cuanto más rica sea tu estrategia de content marketing, mejor será tu estrategia de automatización. 

No podrás lanzar campañas de lead nurturing si no tienes los contenidos suficientes. De hecho, para alimentar adecuadamente a los clientes potenciales, es importante que te asegures de que reciben diferentes contenidos útiles, personalizados y con suficiente valor. Además de controlar la frecuencia de los envíos.

De lo contrario, tus workflows serán muy cortos.

Pero, ¿por qué utilizar un workflow?

El responsable de marketing inteligente necesita ahorrar tiempo y recursos y apoyarse en herramientas automatizadas que consigan dejar a un lado las tareas manuales. Por eso se centra en entender qué es un flujo de trabajo y en cómo crearlo.

Los beneficios de un flujo de trabajo se centran en colocar a tus oportunidades de venta aún más cerca de la propia venta. Es decir, acorta todo el ciclo de venta y te permite aprovechar los momentos clave.

Además, la automatización del marketing te proporciona la oportunidad de fortalecer tu proceso de segmentación de leads. De esta manera podrás estar más de lleno en la creación de estrategias que mejoren la orientación de las campañas. Pero también podrás simplificar la ejecución de proyectos complejos. Cómo no, ayudándote siempre a aumentar las ventas de forma más eficiente.

Ten en cuenta que para atraer a clientes potenciales necesitas resultar relevante. Y, solo podrás serlo si sabes qué hacer llegar a cada usuario, y en qué momento.

Workflows en los que inspirarte para futuras campañas

¿Te imaginas cómo serán los flujos de trabajo de los ejemplos mencionados anteriormente? ¿Cómo darles forma? ¿Cuál será la mejor vía para impactar al usuario y conseguir que haga clic?

Estos ejemplos dan vida a tus ideas. Inspírate y absorbe lo más llamativo y útil para aplicarlo después en tu negocio.

1.- Workflow de bienvenida

Ahora que sabes qué es un flujo de trabajo, entenderás también que el canal que más beneficiado se siente ante esta estrategia es el correo electrónico. Y aunque tanto las estrategias de content marketing como las de redes o las orientadas al posicionamiento también puedan verse beneficiadas, lo mejor es empezar desde la base más solida. El email

El email de bienvenida, en este caso, pasa a ser uno de los workflows más empleados, ya que toda estrategia con un lead pasa a ser más potente en el momento en el que se registra.

Tal y como se había señalado anteriormente, es importante que a la hora de entender qué es un flujo de trabajo y de aplicar todo tu conocimiento, te asegures de no dejar nada por alto. En este caso, es vital que trabajes el double opt-in para evitar cuentas falsas, incompletas, erróneas o enviar mensajes a un usuario que realmente no es un posible cliente potencial.

O en otras palabras:

Para construir una base de datos está limpia y de calidad

El ejemplo de Airbnb es ideal para ir construyendo la identidad del usuario desde el primer contacto. Como sabes, el sistema de Airbnb implica que una persona «alquile» su casa por un periodo de tiempo a viajeros. Y como imaginas, uno de los factores más importantes a tener en cuenta es la confianza que generan tanto el perfil del visitante como del dueño de la casa. Por eso este primer email ayuda al usuario en su recorrido pidiéndole una foto de perfil.

Como segundo paso, pide una verificación de la información. Esto quiere decir que el perfil de este usuario en la base de datos de Airbnb se vuelve aún más completo gracias a su número de teléfono, la confirmación de su email y la vinculación con sus principales redes sociales. Algo que ayudará, aún más, a recoger información sobre el usuario.

2.- Activar leads inactivos

¿Qué es un flujo de trabajo orientado a la reactivación de usuarios? El proceso debe seguir los siguientes pasos.

1. Identificación de los usuarios.
2. Entender cuáles son las razones que los llevan a ser inactivos.
3. Procurar recuperar su atención.
4. Ofrecer un incentivo o una razón para que esos usuarios se vuelvan a relacionar o interactúen de nuevo con tu marca.
5. Agradecer las respuestas tanto positivas como negativas.

No obstante, este recorrido puede completarse y complementarse con más técnicas. Piensa que cuanto más preciso seas en el camino mejores resultados conseguirás.

Uno de los trucos más importantes a la hora de crear un workflow de reactivación de usuarios son los incentivos. Un descuento, un regalo, un código único e intransferible… Nunca fallan. Sobre todo aquellos detalles que demuestran al usuario que piensas en ellos y que nadie más que tú recibe tal promoción.

En este sentido, el reto no solo está en el contenido. Si no también en el propio asunto, que debe reflejar el mensaje claramente, de forma que lo empuje a abrir el email.

Una vez abierto, puedes jugar con diferentes textos y técnicas de persuasión para hacer que actúe de alguna manera, tal y como se hace en el ejemplo.

3.- Para retener y fidelizar al cliente

Sabes qué es un flujo de trabajo para los dos ejemplos anteriores. Vayamos con el tercero. ¿Cómo retendrías a los clientes potenciales mediante el marketing automation y el email?

Algunos estudios indican que es 6 veces más caro conseguir un cliente nuevo que fidelizar a un cliente actual, por lo que trabajo este tipo de emails es importante.

Pero, piénsalo. ¿Cuál es el factor estrella que determina que un cliente se decante por ti o por tu competencia? El precio.

Al final, el precio siempre resulta preocupante para los usuarios, por lo que una de las buenas tácticas para retenerlos consiste en proporcionar ventajas a los más exclusivos.

Trabájalo mejor y trata de desarrollar la oferta apropiada al cliente oportuno en el momento adecuado. Algo a lo que el cliente pueda acceder por acompañarte todo este tiempo. De esta manera se quedará a tu lado y le demostrarás tu gratitud por acompañarte durante todo este viaje.