Enviar correos masivos con Outlook es posible. De hecho, hay un gran porcentaje de usuarios que confía en este sistema para lanzar sus estrategias de email marketing. Sobre todo, por la costumbre de utilizar este webmail y la facilidad de uso que supone.
Es muy probable que para cuando te ha interesado este post, estés acostumbrado a trabajar con Outlook y que quieras enviar correos masivos con este servidor.
Sin embargo, antes de lanzarte de lleno es interesante que conozcas cómo funciona, por qué deberías usarlo o no y, sobre todo, si existen alternativas mejores que puedan compenetrarse más con tus necesidades y propósitos.
Cómo enviar correos masivos con Outlook
Una de las ventajas de Outlook a la hora de enviar correos masivos es que hace que todo el proceso sea sencillo. De hecho, puedes trabajar con cierta cantidad de usuarios seleccionada utilizando algunas funcionas de combinación de correspondencia estándar y popular de versiones anteriores de Microsoft y Office.
La ventaja de utilizar esta función es que puedes personalizar los mensajes por destinatarios. Algo que hoy en día resulta vital para cualquier acción de marketing digital. Pero sobre todo para las campañas de email marketing.
Outlook 2013 y 2016 tienen varias opciones para administrar y enviar correos masivos. En concreto, es interesante que conozcas cómo configurar ese envío ya que en determinados momentos será necesario que lances emails específicos a varios usuarios.
Hacerlo de manera individual es quedarse obsoleto. Por lo que toma nota de los pasos a seguir con Outlook 2016.
1.- Primer paso
Antes de nada deberías saber que también puedes enviar correos masivos con Outlook 2013. Aunque siempre es mejor apostar por las versiones más actualizadas y completas.
- En primer lugar accede a Outlook y dirígete a la ficha «Personas« para poder llegar hasta tu lista de contactos.
- A continuación, tendrás que seleccionar los usuarios a los que quieres enviar correos masivos.
- Por último, pulsa sobre la opción «Combinar correspondencia«.
2.- Segundo paso
Se desplegará la siguiente ventana. En ella debes definir los siguientes valores:
- En el primer campo donde pone el Tipo de Documento, tienes que escoger la opción de «Cartas modelo».
- A continuación, el punto de «Combinar», deberías escoger la opción de «Correo electrónico», tal y como sale en el ejemplo.
- Y por último, en la Línea de asunto del mensaje, tendrás que incluir el asunto que leerán todos los contactos.
Es muy importante que, independientemente del servidor de email que utilices para enviar correos masivos, tengas mucho cuidado con las líneas de asunto. Dedícale más tiempo de lo habitual hasta que consigas entender bien las buenas prácticas que existen para crear títulos de email efectivos.
Además, siempre puedes inspirarte con otros ejemplos.
3.- Paso 3
Una vez que hayas definido cada valor, haz clic en «Aceptar» y automáticamente, en tu programa de Word se abrirá la ficha de Combinar, donde llegarás a una pantalla como la de la imagen.
En esta pantalla, tendrás que seleccionar la opción de «Línea de saludo» que se encuentra en el menú «Escribir e insertar campos». Así, podrás incluir cierto saludo para cada mensaje que envíes.
4.- Paso 4
Es el momento de definir cómo vas a dirigirte a cada usuario.
De hecho, deberías tener en cuenta estadísticas como las siguientes: Los correos electrónicos que incluyen el nombre del destinatario en su línea de asunto tienen mayores tasas de clics que los correos electrónicos que no lo incorporan. Procura siempre personalizar cada elemento.
5.- Paso 5
Verás, si lo que quieres es incluir campos adicionales a tus mensajes para enviar correos masivos, tendrás que hacer clic en «Insertar campo combinado». Allí podrás escoger la opción que desees.
Una vez lo hayas determinado y personalizado, será el momento de redactar el email.
Cuando el cuerpo del mensaje esté listo, tendrás que pulsar en la opción de «Finalizar y combinar». A partir de ahí, se desplegará una lista o menú y tendrás que hacer clic en «Enviar mensajes de correo electrónico».
En la ventana desplegada, podrás ver cómo es la configuración de los correos con la línea de asunto que hayas indicado. Pulsa en Aceptar. Así podrás enviar correos masivos a los contactos que hayas seleccionado en Outlook.
¿Es recomendable enviar correos masivos en Outlook?
Hay ciertos factores que se verán repercutidos y no serán del tofo efectivos.
1.- La entregabilidad
Uno de los mayores problemas en cualquier campaña de email marketing no es que el mensaje no se abra o que el usuario no haga clic en tu CTA. Lo peor que puede pasarte es que el email ni siquiera llegue a la bandeja de entrada del destinatario.Y una de las desventajas de enviar correos masivos con Outlook es que esta parte no queda cubierta ni es fiable al 100%.
Lo más seguro es que al enviar correos masivos con Outlook tengas problemas de entregabilidad. Y deberías saberlo cuanto antes.
Verás, un webmail tiene como tope el envío de 250 correos. Pero, ¿y si tu lista de contactos supera con creces ese número? ¿Y si vas a usar todos de golpe?
2.- Grandes posibilidades de que te marquen como spam
El email es la herramienta clave para captar clientes, retenerlos, fidelizarlos y crear embajadores de marca. Un todo en uno.
Pero, ¿crees que los envíos que consigan llegar a sus destinatarios pueden compararse con otros de plataformas profesionales? Los envíos masivos que se realizan desde Outlook o webmails como Gmail no pasan por los mismos procesos de autenticación por los que pasan los mensajes que envías desde una plataforma de email marketing profesional.
Es decir, corres el doble de riesgo de que te cataloguen como spammer.
3.- Nivel bajo de personalización
Además de no contar con muchas ventajas ni facilidades para personalizar los mensajes, (algo básico en email marketing), te resultará bastante incómodo trabajar con Outlook.
Sobre todo porque tendrás que incluir todas las direcciones en copia oculta para no compartirlas con todos los destinatarios.
4.- No tendrás acceso a estadísticas
Uno de los mayores inconvenientes es que los webmails como Outlook no controlan de manera automática las bajas ni los rebotes, por lo que te resultará muy complicado mantener limpia tu base de datos. Y eso se traduce en aún mayores posibilidades de que te marquen como spam.
Además, tampoco podrás analizar las estadísticas después de cada envío. Y sin ellas será muy complicado que crees campañas óptimas. De hecho, estas malas prácticas podrían derivar en una mala reputación de tu dominio. Se te incluiría en listas negras.
La alternativa ideal para realizar las campañas de email marketing correctamente es, sin duda, utilizar un software SaaS (“software como servicio”) como MDirector.
Enviar correos masivos con MDirector
Desarrollar una campaña de envío masivo de emails es algo que se debe trabajar al dedillo. Sobre todo para no caer en ningún error y conseguir resultados óptimos.
Lo más importante de todo el proceso, es que encuentres la mejor herramienta para tu negocio. Una herramienta profesional para realizar el envío masivo de correos es la mejor opción.
De hecho, aunque muchas de las aplicaciones de correo habituales puedan servirte en el día a día, a partir de cierto número de envíos empezará a mostrarte más desventajas que facilidades.
Existen varios softwares para realizar envíos masivos de correo electrónico. Pero lo que siempre debes tener en cuenta a la hora de decantarte por uno es que respete la legalidad, funcione con proveedores de servicios de internet de calidad y te proporcione estadísticas y un soporte bueno para resolver tus dudas.
Como recomendación, lo mejor es que pruebes MDirector, el software de Email Marketing de Antevenio
En este caso, MDirector es una de las mejores plataformas de email marketing profesionales.
MDirector es la plataforma líder en español, como demuestran los premios eAwards a la mejor plataforma de Email Marketing en 2014 y 2015 .El software de envío de correos masivos soporta más de 600.000.000 de correos lanzados al mes. Esto, ya es de por sí una garantía de que los mensajes llegarán a cada destinatario. Pero además, puedes aprovechar las siguientes funcionalidades de la plataforma:
- Galería de plantillas temáticas para Email Marketing.
- Análisis e informes de tus envíos.
- Test A/B para optimizar tus campañas.
- Gestión de bajas y bounces automáticas.
- Envíos automáticos de emails.
- Viralización en redes sociales de envíos de Email Marketing.
- Entregabilidad de tus emails.
- Integra MDirector con tu CRM. Disponer de la API de MDirector para poder sincronizar tu Base de Datos y realizar las acciones que necesites entre ambas aplicaciones es un elemento a considerar.
- Maximiza el impacto con una segmentación avanzada de tu base de datos.
- Vista previa de emails en Yahoo!, Gmail, Outlook,…
- Soporte en español de Email Marketing, SMS, landing pages, social y web display con retargeting.