Email Marketing para promocionar eventos: pasos imprescindibles que debes dar

¿Sabes qué pasos dar para hacer email marketing para promocionar eventos? Cualquier empresa puede crear un evento y cada uno será de diferente naturaleza en función del tipo de negocio. Pero si algo tienen todos en común, es que es necesario difundirlos.

El email marketing puede ser tu mejor aliado. Desarrollar una buena estrategia de emailing te permitirá llegar a tu público de forma más eficaz. El correo electrónico es uno de los canales más efectivos para atraer clientes, fidelizarlos y mantenerte en contacto con tus clientes.

Pero lo mejor de todo es que todas estas estrategias pueden automatizarse para que la pérdida de tiempo sea mínima. Por ello, cuando te enfrentes a la creación de un evento es importante planificar con antelación toda la estrategia.

Si quieres sacar el máximo partido al email marketing y maximizar tus resultados, no te pierdas esta breve guía de cómo usar el email marketing para promocionar eventos paso a paso.

Email marketing para promocionar eventos: por qué es tan efectivo

El email marketing no es el único canal que puede serte de utilidad para promocionar eventos. Sin embargo, es el que te garantizará un mayor retorno de la inversión. Porque el email marketing sigue siendo una de las mejores estrategias para estar en contacto con los clientes. ¿Por qué? Pues porque:

• Gracias a los dispositivos móviles las personas están siempre conectadas.
• Los usuarios revisan su bandeja de entrada varias veces al día.
• Puedes enviar correos muy segmentados que garantizan la relevancia de la información para los usuarios.
• Permite la personalización de envíos. Esto mejora la imagen de marca y aumenta las conversiones.
• De todas las estrategias digitales, es el canal que mayor ROI tiene, ya que requiere de una menor inversión de tiempo gracias a su capacidad de automatización.
• Es completamente medible para saber si se están obteniendo los resultados deseados, y «editable» en caso de que haya que realizar ajustes para mejorar su eficacia.

Cómo planificar una estrategia de email marketing para promocionar eventos

No hay duda de que el email marketing es uno de los canales más efectivos para llegar a tus clientes.

A.-La fase previa del evento: captar asistentes

El primer paso será poner en marcha una estrategia para captar asistentes. De esta manera, podrás segmentar y programar envíos solo a aquellos que vayan a asistir y no a todos tus clientes. Por ello, lo más inteligente es incluirlo en tu estrategia, aunque combinándolo con otros canales.

• Redes sociales. No olvides incluir botones para compartir el evento en redes sociales. Es la forma más efectiva de aumentar el alcance del acontecimiento. Las redes sociales son el lugar perfecto para hacer eco de tus eventos ya que comparten ese componente social necesario para que los usuarios se animen a asistir.
• Utiliza tu blog. Llevar a cabo una estrategia de contenidos previamente planificada para tus eventos también es uno de los mejores recursos a los que puedes acceder. Te permitirá elaborar una mejor lista de contactos para promocionar tus eventos a través del email marketing y enviar una newsletter del evento a los interesados.
• Campañas SEM. Crear anuncios segmentados para promocionar eventos también es una forma efectiva de captar asistentes y conseguir aumentar tu base de datos.

Segmentar los envíos es imprescindible para llegar a quienes crees que pueden ser los potenciales asistentes a tus eventos. Responder preguntas como quién es el público objetivo, qué intereses tienen los usuarios o si son clientes nuevos o antiguos podrás hacerte una mejor idea de a quién te diriges, en qué tono y con qué contenidos debes hacerlo.

Formularios de inscripción

Además, procura aprovechar la oportunidad para solicitar permiso a los que se inscriban en el evento para poder enviarles información sobre eventos futuros. Añade un check box de tipo «Me interesa asistir a vuestros eventos» en tu formulario y podrás crear otro segmento específico de eventos.

B.- Crea una landing page para la captación

Una buena estrategia de captación de asistentes pasa por haber creado una landing page donde poder centralizar la información del evento. Las llamadas a la acción que incluyas en tus correos deben dirigir a los usuarios a una landing con un formulario para inscribirse.

De hecho, está demostrado que las páginas de aterrizaje permiten aumentar las conversiones de cualquier campaña de marketing. Una de las razones es que eliminas distracciones externas para el usuario y lo envía a una página que está completamente enfocada hacia un solo objetivo de conversión.

C.- Planificar la secuencia de emails para el evento

Una vez que hayas captado asistentes hay que preparar los envíos específicos desde la fase de promoción hasta después del evento. Una buena estrategia puede ser comenzar a crear expectación con un mes o unos días de antelación. Y una de las formas más efectivas de lograrlo es incluir una cuenta atrás en tus envíos.

Planificar la frecuencia y la cantidad de información contenida en los correos te ayudará a no ser demasiado pesado o saturar a los usuarios. Puedes pedirles ayuda para difundir tu evento en redes sociales y así atraer a más asistentes. De la misma manera, puedes aumentar también el alcance del contenido generado por la realización del evento. Y si este tiene varios días de duración, puedes enviar un resumen diario.

Emails imprescindibles

En cualquier caso, hay una serie de emails imprescindibles en toda realización de un evento. Procura planificarlos con antelación para que tu estrategia sea sólida y coherente:

• Email de Invitación: Con una buena antelación al evento debes enviar a tus suscriptores un primer correo invitándoles a asistir al evento. Procura que sea atractivo y hacer una buena descripción del acontecimiento. Y, por supuesto, no olvides ofrecerles información vital sobre el mismo como la fecha y el lugar. Y por supuesto una llamada a la acción que les redirija a esa fantástica landing que has diseñado.
• Email de Confirmación: El email de confirmación de la inscripción es un correo transaccional que no debe faltar en una secuencia de email marketing para promocionar eventos. Es importante que el usuario no tenga dudas de que se ha inscrito correctamente. Además, puedes mejorar la experiencia de usuario colocando un botón para que añada el evento a su calendario.
• Email Recordatorio: Unos pocos días antes de la celebración del evento resulta interesante recordar a los asistentes la hora y el lugar. También puede resultar de utilidad si necesitas informarles de cualquier cambio de última hora.
• Email de Agradecimiento: Este tipo de correos son muy efectivos para fidelizar clientes y mejorar tu imagen de marca. Déjales claro a tus clientes que agradeces su participación e invítalos a ver todo el contenido generado por el evento para que rememoren la experiencia.

Después del evento no acaba tu campaña de email marketing para promocionar eventos

No te olvides de todos aquellos usuarios que no asistieron al evento. Puedes hacer envíos también a quienes se lo perdieron, dándoles la posibilidad de descubrir todo lo que ocurrió e invitándolos al próximo evento. Además, ya puedes empezar a planificar tu próximo evento y mantener informada a tu audiencia.

6 Consejos para crear emails de promoción de eventos inolvidables

Ahora que ya sabes cómo estructurar una campaña de email marketing para promocionar eventos, quizá necesites unos pocos consejos para que sea un éxito rotundo y consigas impactar a tu audiencia.

1.- Ofrece una experiencia

Ofrecer una experiencia diferente a los usuarios es la clave para lograr que asistan a tus eventos. Procura transmitir la esencia del acontecimiento a través de todos los elementos de tu marca: el diseño, los canales, el tono, etc. Además, incluye elementos de storytelling. Una narración es la forma más efectiva de transmitir una experiencia.

2.- Crea un asunto irresistible que impulse las aperturas

La línea del asunto es uno de los elementos clave del email marketing. Es lo primero que captará la atención del usuario y de su capacidad para impactarlo dependerá tu éxito de aperturas. Procura que sea informativo y conciso pero, al mismo tiempo, atractivo y original.

3.- Habla de tu propuesta de valor

A los destinatarios les gusta saber qué esperar de un evento. No hagas falsas promesas ni cuentes verdades ambiguas. Di claramente cuál es el beneficio que obtendrán los usuarios de asistir al evento. De esta manera, aumentarás la motivación de los que quieran asistir.

4.- Los testimonios pueden respaldar tu discurso

Una de las cosas más persuasivas en el email marketing para promocionar eventos son los testimonios de otros usuarios. Si además se trata de opiniones de figuras reconocidas que han asistido a eventos anteriores mejor que mejor.  Inclúyelos en los envíos para promocionar tus eventos y verás multiplicarse el número de asistentes.

5.- Resalta los detalles para persuadir a los usuarios

En ocasiones, el éxito está en los detalles. Quizá te has centrado en poner tu propuesta de valor a grandes rasgos, pero los detalles pueden suponer la diferencia en la toma de decisiones de los usuarios.

Así que ofrece a los usuarios todos aquellos detalles que puedan influir en su motivación. Incluso, puede tratarse de transportes disponibles para llegar al lugar el día del evento.

6.- Las Call to Action impactantes

Este aspecto es fundamental en el resultado de toda tu estrategia. La llamada a la Acción puede ser un link o un botón. lo más importante es que esté en el lugar visible, sea extremadamente clara y que marque el camino a los usuarios hacia el objetivo de conversión.

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